EVB-IT verstehen: die Verträge im Überblick

Wer in der öffentlichen Hand IT beschafft, kommt an den EVB-IT praktisch nicht vorbei. Gleichzeitig sind die Musterverträge für viele Vergabestellen und Fachbereiche schwer greifbar: Welcher Vertrag passt zu welcher Leistung, was ist zwingend, was verhandelbar und wie wirken sich die EVB-IT auf das Vergabeverfahren aus?

In diesem Beitrag geben wir dir einen strukturierten Überblick: Was die EVB-IT sind, warum es sie gibt und wie du die wichtigsten Vertragstypen im Alltag sinnvoll zuordnest.

Was sind die EVB-IT überhaupt?

Die „Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen“ (EVB-IT) sind vom Bund entwickelte Mustervertragsbedingungen für die öffentliche Hand. Sie werden im IT-Planungsrat abgestimmt und laufend weiterentwickelt.

Ziel ist einheitliches, praxistaugliches Vertragswerk für IT-Beschaffungen der öffentlichen Auftraggeber. Die EVB-IT sollen:

• die Vertragsgestaltung vereinheitlichen,
• rechtliche Risiken reduzieren,
• den Abstimmungsaufwand mit Anbietern verringern,
• die Vergabeverfahren beschleunigen.

Rechtlich sind die EVB-IT Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftraggebers. Sie gelten nur, wenn sie im Vergabeverfahren einbezogen werden und im Vertrag ausdrücklich vereinbart sind. Für dich wichtig: Die EVB-IT sind keine Rechtsnorm, sondern Vertragsbedingungen. Sie ersetzen also nicht GWB, VgV, UVgO, VOB/A oder Haushaltsrecht, sondern müssen in dieses Umfeld passen.

Warum gibt es unterschiedliche EVB-IT-Vertragstypen?

IT-Leistungen sind sehr unterschiedlich: Von der einfachen Softwarelizenz über komplexe Systemintegration bis hin zu laufenden Cloud-Services. Ein „Einheitsvertrag“ wäre zu grob und rechtlich riskant. Deshalb gibt es mehrere spezialisierte Vertragstypen, unter anderem:

• EVB-IT Kauf
• EVB-IT Überlassung Typ A
• EVB-IT Überlassung Typ B
• EVB-IT Pflege S und Pflege A
• EVB-IT Dienstleistung
• EVB-IT System
• EVB-IT Systemlieferung
• EVB-IT Erstellung
• EVB-IT Instandhaltung
• EVB-IT Cloud (noch relativ neu)

Jeder Typ folgt einer Grundlogik: Kauf, Miete/Überlassung, Dienstvertrag, Werkvertrag, Systemvertrag, Servicevertrag. Wenn du diese Grundlogik verstanden hast, kannst du für konkrete Vorhaben deutlich leichter entscheiden, welcher EVB-IT-Vertrag passt.

Einordnen nach Leistungsart: die Grundlogik

Zur Orientierung hilft eine einfache Matrix. Sie ersetzt keine Einzelfallprüfung, gibt dir aber eine erste Richtung:

Ziel / Leistung	Typische EVB-IT-Verträge
Hardware dauerhaft erwerben	EVB-IT Kauf
Standardsoftware dauerhaft lizenzieren	EVB-IT Überlassung Typ A oder B
Software zeitlich befristet nutzen	EVB-IT Überlassung Typ B, EVB-IT Cloud
Wartung von Hardware	EVB-IT Instandhaltung
Pflege von Software	EVB-IT Pflege S (Standard), Pflege A (Individual)
Reine Unterstützungsleistungen	EVB-IT Dienstleistung
Konzeption, Entwicklung, Anpassung	EVB-IT Erstellung oder System/Systemlieferung
Komplettes System „aus einer Hand“	EVB-IT System oder Systemlieferung
Laufende Cloud- oder SaaS-Leistungen	EVB-IT Cloud

Im Folgenden gehen wir die wichtigsten Vertragstypen durch und zeigen, wann sie typischerweise passen.

EVB-IT Kauf: Hardware beschaffen, klar abgrenzen

Mit den EVB-IT Kauf werden Kaufverträge über IT-Hardware geschlossen, etwa:

• Server, Clients, Notebooks, Tablets,
• Netzwerkkomponenten,
• Drucker, Scanner und Peripherie.

Wesenskern ist der Kaufvertrag mit einmaliger Lieferung und Übereignung. Der Auftragnehmer schuldet eine mangelfreie Sache. Es gelten kaufrechtliche Gewährleistungsregeln, ergänzt um die Besonderheiten der EVB-IT.

Typische Einsatzfälle:

• Standardisierte Hardwareausschreibungen,
• Austausch von Arbeitsplatzrechnern,
• Beschaffung von Servern ohne komplexe Integrationsleistung.

Nicht geeignet ist EVB-IT Kauf, wenn der Schwerpunkt auf einer komplexen Systemintegration liegt, bei der Hard- und Software zusammen als funktionsfähiges Gesamtsystem geschuldet werden. Dann bist du eher bei EVB-IT System oder Systemlieferung.

EVB-IT Überlassung Typ A und Typ B: Softwarelizenzen richtig abbilden

Die Überlassungsverträge regeln die Nutzung von Software. Entscheidend ist, ob du Standardsoftware oder Individualsoftware beschaffst und ob die Nutzung befristet oder unbefristet ist.

EVB-IT Überlassung Typ A

Typ A ist für die unbefristete Überlassung von Standardsoftware gedacht. Typische Fälle:

• Kauf von Office-Suiten,
• Fachverfahren als Standardprodukt,
• Betriebssystemlizenzen,
• Datenbanklizenzen.

Du erwirbst ein dauerhaftes Nutzungsrecht und nutzt häufig die Lizenzbedingungen des Herstellers als Anlage. Die EVB-IT regeln insbesondere:

• Umfang der Nutzungsrechte,
• Mitwirkungs- und Installationspflichten,
• Abnahme (sofern vorgesehen),
• Haftung und Gewährleistung.

EVB-IT Überlassung Typ B

Typ B ist flexibler und deckt auch befristete Überlassung ab. Er eignet sich etwa für:

• Miet- oder Subskriptionsmodelle von Software,
• zeitlich befristete Projektlizenzen,
• Nutzungsmodelle, bei denen die Software nicht dauerhaft beim Auftraggeber verbleibt.

Mit Typ B kannst du also eher moderne Lizenzmodelle abbilden, ohne sofort in den Cloud-Bereich zu wechseln. Wichtig ist eine klare Abgrenzung:

• Läuft die Nutzung über eine lokale Installation beim Auftraggeber, bist du bei Überlassung.
• Läuft die Nutzung über eine vom Anbieter betriebene Plattform, bist du schnell im Bereich EVB-IT Cloud.

EVB-IT Pflege S und Pflege A: Laufende Softwarepflege

Software ist nie „fertig“. Sicherheitsupdates, Fehlerkorrekturen und Versionsupdates müssen vertraglich sauber geregelt sein. Hier kommen die Pflegeverträge ins Spiel.

EVB-IT Pflege S

Pflege S ist für Standardsoftware gedacht. Typische Inhalte:

• Lieferung von Updates und Upgrades,
• Fehlerbeseitigung innerhalb vereinbarter Fristen,
• eventuell Supportleistungen.

Pflege S wird meist ergänzend zu EVB-IT Überlassung Typ A oder B abgeschlossen. Du trennst damit sauber zwischen Kauf/Miete der Lizenz und laufender Pflegeleistung.

EVB-IT Pflege A

Pflege A ist für individuell entwickelte Software oder stark angepasste Lösungen. Typische Fälle:

• Eigenentwicklungen durch einen Dienstleister,
• umfangreiche Customizing-Projekte eines Standardprodukts,
• Individualmodule in Fachverfahren.

Hier geht es häufig um:

• Fehlerbehebung in der individuellen Programmierung,
• Anpassungen an geänderte Umgebungen,
• kleinere Weiterentwicklungen.

Wichtig ist die enge Abstimmung mit dem Erstellungssystem: Welche Leistungen sind noch Gewährleistung aus dem ursprünglichen Werkvertrag, welche sind bereits Pflege oder Weiterentwicklung gegen Vergütung.

EVB-IT Dienstleistung: Wenn kein Werk geschuldet ist

Der Dienstleistungsvertrag ist sinnvoll, wenn du keine konkrete Erfolgsschuld brauchst, sondern eine Tätigkeit.

Typische Beispiele:

• Beratung zur IT-Architektur,
• Projektmanagementunterstützung,
• Schulungen, Coaching,
• Betriebsunterstützung „Hands and Eyes“.

Der Dienstleister schuldet seine Tätigkeit nach bestem Wissen, aber keinen bestimmten Erfolg. Das ist rechtlich ein Dienstvertrag, nicht Werkvertrag.

Praxisrelevant ist die Abgrenzung:

• Geht es um konkrete Ergebnisse, etwa ein Pflichtenheft, ein Konzept oder eine fertige Konfiguration, spricht viel für einen Werkvertrag, also EVB-IT Erstellung oder System.
• Geht es eher um laufende Unterstützung, ohne klar definierten abnahmefähigen Erfolg, passt EVB-IT Dienstleistung.

EVB-IT System und Systemlieferung: Komplexe Projekte mit Abnahme

Mit EVB-IT System und Systemlieferung werden komplexe IT-Systeme beschafft, bei denen Hard- und Software zu einem funktionsfähigen Gesamtsystem integriert werden. Beide Vertragstypen sind werkvertraglich geprägt, das heißt: Der Auftragnehmer schuldet einen bestimmten Erfolg, der abgenommen wird.

Typische Einsatzfälle:

• Einführung eines neuen Fachverfahrens inklusive Customizing, Migration, Schulung,
• Aufbau einer neuen Infrastruktur mit mehreren Komponenten,
• Einführung eines ERP- oder DMS-Systems „aus einer Hand“.

Der Unterschied zwischen System und Systemlieferung liegt im Schwerpunkt:

• EVB-IT System: Starker Projekt- und Integrationsanteil, inklusive Konzeption, Anpassung und Einführungsunterstützung. Der Auftragnehmer verantwortet das Gesamtsystem.
• EVB-IT Systemlieferung: Eher lieferorientiert, weniger Projektanteil. Der Fokus liegt auf Lieferung und Installation eines weitgehend standardisierten Systems.

Für die Vergabestelle sind diese Verträge anspruchsvoll, weil:

• detaillierte Leistungsbeschreibungen benötigt werden,
• Abnahme, Tests und Abgrenzung von Mitwirkungspflichten sauber geregelt werden müssen,
• Haftung und Gewährleistung für das Gesamtsystem beim Auftragnehmer konzentriert werden.

EVB-IT Erstellung: Softwareentwicklung und Individualisierung

EVB-IT Erstellung nutzt du, wenn das Projekt im Kern eine Werkleistung in Form von Softwareerstellung oder -anpassung ist, ohne dass ein gesamtes System mit umfangreicher Infrastruktur im Vordergrund steht.

Typische Szenarien:

• Entwicklung eines Fachverfahrens,
• Erstellung individueller Module oder Schnittstellen,
• umfangreiches Customizing eines Standardprodukts, wenn gerade diese Anpassung im Zentrum steht.

Zentrale Punkte:

• klare Leistungsbeschreibung und Abgrenzung zum Standardprodukt,
• Meilensteine und Teilabnahmen,
• Regelungen zu Nutzungsrechten an der Individualsoftware,
• Abhängigkeit von Drittsoftware und deren Lizenzbedingungen.

EVB-IT Erstellung ist oft in Kombination mit EVB-IT Überlassung (für die Standardkomponenten) und Pflegeverträgen zu sehen.

EVB-IT Cloud: SaaS, PaaS und Co. im öffentlichen Einkauf

Mit der zunehmenden Nutzung von Cloud-Diensten in der öffentlichen Verwaltung wurde klar, dass klassische Überlassungs- oder Systemverträge nicht mehr ausreichen. Die EVB-IT Cloud adressieren genau diese Modelle.

Typische Einsatzfälle:

• Software-as-a-Service (SaaS), etwa Kollaborationsplattformen,
• Plattformdienste (PaaS),
• Infrastructure-as-a-Service (IaaS), wenn sie als Dienstleistung erbracht werden.

Charakteristisch:

• Nutzungsrecht an einer vom Anbieter betriebenen Anwendung,
• laufende Serviceverpflichtung statt einmaliger Lieferung,
• Verfügbarkeit und Service Levels (SLA) als zentrale Steuerungsinstrumente,
• besondere Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit.

Gerade bei Cloud-Verträgen musst du das Zusammenspiel mit DSGVO, BDSG und spezialgesetzlichen Vorgaben (etwa Geheimschutz, Landesrecht) im Blick behalten. Die EVB-IT Cloud geben dir Struktur, ersetzen aber nicht die datenschutzrechtliche Prüfung und Abstimmung mit Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragten.

Wie findest du den passenden EVB-IT-Vertrag?

Für die Praxis hat sich ein schrittweises Vorgehen bewährt:

1. Leistungsziel klären Was soll am Ende stehen: ein fertiges System, eine Softwarelizenz, laufender Betrieb, Beratung?

2. Leistungsart bestimmen Handelt es sich eher um Kauf, Miete, Werkleistung, Dienstleistung oder laufenden Service?

3. Schwerpunkt festlegen Liegt der Fokus auf Hardware, Software, Integration, Betrieb oder Support?

4. Nutzungsmodell prüfen Lokal installiert oder Cloud-basiert, unbefristet oder befristet, einmalige oder wiederkehrende Vergütung?

5. Rechts- und Compliance-Anforderungen einbeziehen Datenschutz, Informationssicherheit, Haushaltsrecht, Vergaberecht, ggf. Spezialvorschriften.

6. EVB-IT-Typ auswählen und anpassen Den passenden Vertragstyp wählen und die Anlagen (Leistungsbeschreibung, SLAs, Preisblatt, Projektplan) sorgfältig ausarbeiten.

Viele Fragen im Vergabe- und IT-Vertragsrecht lassen sich am besten im Zusammenspiel von Vergabestelle, Fachbereich, IT, Justiziariat und Datenschutz klären. Passende Seminare und Termine findest du bei uns auf cmt.de.

Kurze Checkliste: typischer Einsatz der wichtigsten EVB-IT

Zum Abschluss eine komprimierte Orientierung:

• EVB-IT Kauf Wenn du Hardware dauerhaft kaufen und übereignet bekommen willst.

• EVB-IT Überlassung Typ A Wenn du Standardsoftware unbefristet lizenzierst und lokal nutzt.

• EVB-IT Überlassung Typ B Wenn du Software zeitlich befristet überlassen bekommst oder flexiblere Lizenzmodelle brauchst.

• EVB-IT Pflege S / Pflege A Wenn du laufende Pflege und Fehlerbeseitigung für Standardsoftware (S) oder Individualsoftware (A) vertraglich regeln willst.

• EVB-IT Dienstleistung Wenn du Beratung, Unterstützung oder sonstige Tätigkeiten ohne abnahmefähigen Erfolg einkaufst.

• EVB-IT Erstellung Wenn du individuelle Software oder maßgebliche Anpassungen als Werk mit Abnahme beauftragst.

• EVB-IT System / Systemlieferung Wenn du ein komplettes IT-System aus Komponenten und Leistungen „aus einer Hand“ mit klarer Erfolgsverantwortung brauchst.

• EVB-IT Cloud Wenn du Cloud- oder SaaS-Leistungen mit laufendem Betrieb und SLAs beschaffen willst.

Wenn du diese Grundstruktur verinnerlichst, wird die Auswahl des passenden EVB-IT-Vertragstyps im Vergabealltag deutlich einfacher. Die Detailarbeit bleibt anspruchsvoll, aber du gehst mit einer klaren Linie in die Abstimmung mit Bietern, Fachbereichen und der eigenen Rechtsabteilung.