IT-Leistungen ausschreiben: von der Planung zum Vertrag

IT-Vergaben kippen oft an zwei Stellen: unklarer Leistungsbeschreibung und unpassendem Vertrag. Das Ergebnis sind Nachträge, Streit über den Leistungsumfang und genervte Fachbereiche. Wenn du IT-Leistungen ausschreibst, musst du Beschaffung, Technik, Recht und Vergaberecht sauber zusammenführen. In diesem Beitrag gehen wir Schritt für Schritt von der Planung bis zum EVB-IT-Vertrag.

1. Ausgangspunkt: Was ist bei IT-Vergaben besonders?

IT-Beschaffungen folgen zwar den allgemeinen Regeln des GWB, der VgV oder der UVgO, sie haben aber einige typische Besonderheiten:

• Hohe Komplexität der Leistung, oft mit vielen Abhängigkeiten
• Schneller technologischer Wandel, Versionen und Releases
• Starke Hersteller- und Produktorientierung des Marktes
• Laufende Leistungen: Wartung, Support, SaaS, Cloud
• Schnittstellen zu Datenschutz, Informationssicherheit, Urheberrecht, Lizenzrecht

Diese Punkte schlagen unmittelbar auf das Vergabeverfahren durch:

• Du brauchst eine viel engere Einbindung der IT-Fachseite, Datenschutz und Informationssicherheit.
• Du musst die Leistungsbeschreibung so formulieren, dass sie technisch präzise ist, aber vergaberechtskonform bleibt.
• Du musst Bewertungsmethoden wählen, die Qualität und Wirtschaftlichkeit der IT-Leistung wirklich abbilden.
• Du musst den passenden EVB-IT-Vertrag auswählen und sauber in die Vergabeunterlagen integrieren.

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2. Planung: Bedarf, Vergabestrategie und Markt

Bevor du zur Feder greifst, solltest du drei Fragen klären:

1. Was genau ist der Bedarf?
2. Wie sieht der Markt aus?
3. Welche Vergabestrategie passt dazu?

2.1 Bedarf konkretisieren

Typische IT-Vergaben betreffen etwa:

• Standardsoftware mit oder ohne Customizing
• Individualsoftwareentwicklung
• IT-Infrastruktur: Hardware, Netzkomponenten, Storage
• IT-Betrieb: Outsourcing, Rechenzentrumsleistungen, Cloud
• Wartung, Support, Service-Desk

Für die Planung hilft dir eine strukturierte Bedarfsbeschreibung:

• Fachlicher Zweck: Welche Prozesse sollen unterstützt werden?
• Nutzerkreis: Wie viele Nutzer, welche Rollen, welche Standorte?
• Betriebsmodell: On-Premises, Private Cloud, Public Cloud, SaaS?
• Laufzeit und Erweiterbarkeit: Mindestlaufzeit, Optionen, Skalierung
• Integrationen: Welche Systeme müssen angebunden werden?

Das ist keine Leistungsbeschreibung im vergaberechtlichen Sinn, aber die Grundlage für später.

2.2 Markt- und Verfahrenswahl

IT-Märkte sind oft stark konzentriert. Das beeinflusst:

• Wahl des Verfahrens: offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, ggf. wettbewerblicher Dialog bei komplexen Vorhaben
• Auftragsstruktur: Losbildung, Trennung von Lieferung und Betrieb, Rahmenvereinbarungen

Gerade bei komplexer Individualsoftware oder umfangreichen IT-Dienstleistungen ist das Verhandlungsverfahren nach VgV häufig sinnvoll, weil du die Anforderungen und Lösungen im Dialog mit Bietern schärfen kannst. Das muss aber sauber begründet und dokumentiert werden.

3. UfAB als Hilfsmittel für die IT-Vergabe

Die „Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen“ (UfAB) ist ein etabliertes Arbeitspapier der öffentlichen Hand. Sie ist rechtlich nicht bindend, wird aber von vielen Vergabestellen als Standard genutzt.

Wofür du die UfAB gut verwenden kannst:

• Strukturierung des Vergabeprozesses von der Bedarfsanalyse bis zur Zuschlagserteilung
• Systematische Herleitung von Eignungs- und Zuschlagskriterien
• Entwicklung einer Bewertungsmatrix für IT-Angebote
• Formulierung typischer Anforderungen an IT-Leistungen

Wichtig ist: Du übernimmst UfAB-Vorschläge nicht blind. Prüfe immer:

• Passt die vorgeschlagene Bewertungssystematik zu deinem konkreten Projekt?
• Sind die Anforderungen marktüblich und erfüllbar?
• Stimmen die Begriffe mit deinen eigenen Unterlagen und dem geplanten EVB-IT-Vertrag überein?

Die UfAB ist ein Werkzeugkasten, kein Formular zum Ausfüllen.

4. Produktneutrale Leistungsbeschreibung in der IT

Vergaberechtlich musst du grundsätzlich produkt- und herstellerneutral ausschreiben. In der Praxis ist das bei IT-Leistungen oft schwierig, weil:

• Fachverfahren eng an bestimmte Herstellerprodukte gekoppelt sind
• es etablierte Plattformen gibt, auf denen vorhandene Systeme aufbauen
• Schnittstellen oder Dateiformate herstellerbezogen sind

4.1 Grundregeln der produktneutralen Beschreibung

Nach VgV und UVgO gilt:

• Keine Markennamen oder Herstellerbezeichnungen, soweit möglich
• Stattdessen Beschreibung über Funktionen, Leistungsmerkmale, Standards
• Wenn du ausnahmsweise ein bestimmtes Produkt nennen musst, dann nur „oder gleichwertig“ und mit nachvollziehbarer Begründung

Praktische Ansätze:

• Funktionsorientierte Beschreibung: Was muss die Software können, nicht wie sie es technisch umsetzt.
• Leistungskennzahlen: etwa Antwortzeiten, Verfügbarkeiten, Transaktionszahlen.
• Standards und Normen: etwa offene Schnittstellen, Protokolle, Dateiformate.

4.2 Typische Fehlerquellen

Häufige Probleme bei IT-Leistungsbeschreibungen:

• Vermischung von Muss- und Kann-Anforderungen, ohne Folgen für die Wertung klarzustellen
• Detaillierte Beschreibung einer Wunschlösung statt funktionaler Anforderungen
• Übernahme von Herstellertexten mit markenspezifischen Begriffen
• Unklare Abgrenzung zwischen Projektleistungen und Dauerleistungen

Hilfreich ist eine einfache Struktur:

1. Fachliche Anforderungen
2. Technische Anforderungen
3. Betriebs- und Sicherheitsanforderungen
4. Projektleistungen, Einführung, Migration
5. Schulung und Dokumentation
6. Service, Support, Wartung

Diese Struktur sollte sich später in deiner Bewertungsmatrix und im EVB-IT-Vertrag wiederfinden.

5. Bewertung von IT-Angeboten: Systematisch und nachvollziehbar

Bei IT-Beschaffungen spielt fast immer das wirtschaftlichste Angebot mit einem Mix aus Preis und Qualität die Hauptrolle. Reine Preisvergaben sind nur in einfachen Standardfällen sinnvoll.

5.1 Kriterien festlegen

Übliche Zuschlagskriterien für IT-Leistungen sind etwa:

• Preis bzw. Lebenszykluskosten
• Erfüllungsgrad der fachlichen Anforderungen
• Technische Qualität und Architektur
• Benutzerfreundlichkeit, etwa anhand von Demos
• Projektkonzept, Einführungs- und Migrationskonzept
• Service- und Supportkonzept, Reaktionszeiten
• IT-Sicherheit und Datenschutz

Wichtig ist:

• Alle Kriterien müssen in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen benannt sein.
• Die Gewichtung muss transparent und plausibel sein.
• Unterkriterien sollten klar beschrieben werden, um Wertungsspielräume zu begrenzen.

5.2 Bewertungsmethoden und UfAB

Die UfAB schlägt verschiedene Bewertungsmethoden vor, etwa Punktbewertung mit Gewichtung. Ein einfaches Beispiel:

Kriterium	Gewichtung	Bewertungsmaßstab
Preis	40 %	Relativbewertung, 0 bis 10
Fachliche Anforderungen	25 %	0, 5, 8, 10 Punkte
Projekt- und Migrationskonzept	15 %	0, 3, 7, 10 Punkte
Service- und Supportkonzept	10 %	0, 5, 8, 10 Punkte
IT-Sicherheit und Datenschutz	10 %	0, 5, 8, 10 Punkte

Wichtig ist, dass du:

• die Punkteabstufungen vorher definierst,
• die Bewertungslogik dokumentierst,
• die Bewertungsbögen einheitlich verwendest.

Gerade bei Demos und Präsentationen solltest du vorab festlegen:

• Welche Szenarien werden gezeigt?
• Welche Kriterien werden bewertet?
• Wie viele Punkte gibt es wofür?

Sonst läufst du in Intransparenz und Angreifbarkeit.

6. Einbindung der EVB-IT in die Ausschreibung

Die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) sind das zentrale Vertragswerk für öffentliche IT-Beschaffungen. Es gibt unterschiedliche Typen, etwa:

• EVB-IT System, Systemlieferung
• EVB-IT Erstellung
• EVB-IT Dienstleistung
• EVB-IT Pflege S, Instandhaltung
• EVB-IT Überlassung Typ A und B
• EVB-IT Cloud

6.1 Welcher EVB-IT-Typ passt?

Die Auswahl des richtigen EVB-IT-Typs hängt von deiner Leistungsstruktur ab:

• Standardsoftware ohne wesentliche Anpassung, befristete Überlassung: meist EVB-IT Überlassung Typ A oder B
• Individualentwicklung oder umfangreiche Anpassung: EVB-IT Erstellung
• Komplettsystem mit Hardware, Software, Integration: EVB-IT System oder Systemlieferung
• Laufende Dienstleistungen wie Support, Admin, Service-Desk: EVB-IT Dienstleistung
• Cloud- und SaaS-Leistungen: EVB-IT Cloud

Du solltest die Entscheidung bereits in der Planungsphase treffen, weil sie Einfluss auf:

• die Struktur der Leistungsbeschreibung,
• die Vergabeunterlagen,
• die Wertungskriterien

hat. Beispiel: Wenn du EVB-IT Erstellung nutzt, spielen Abnahme, Mängelrechte und Projektmanagementklauseln eine zentrale Rolle und müssen in der Ausschreibung mitgedacht werden.

6.2 EVB-IT als Vertragsentwurf mit ausschreiben

In der Praxis hat sich bewährt:

• Den vorgesehenen EVB-IT-Vertrag mit Anlagen als Vertragsentwurf den Vergabeunterlagen beizufügen.
• Klarzustellen, ob und in welchem Umfang Bieter Ergänzungen oder Änderungsvorschläge machen dürfen.
• Ein einheitliches Schema für Anlagen zu verwenden, etwa:
• Anlage Leistungsbeschreibung
• Anlage Service Level
• Anlage Projektplan
• Anlage Preisblatt
• Anlage Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO

Wichtig ist Konsistenz: Begriffe, Leistungsumfang und Service Level müssen zwischen Leistungsbeschreibung, Bewertungsmatrix und EVB-IT-Anlagen übereinstimmen. Sonst entstehen spätere Auslegungskonflikte.

6.3 Typische Konfliktfelder

Häufige Bruchstellen zwischen Vergabeunterlagen und EVB-IT:

• Die Leistungsbeschreibung enthält Muss-Anforderungen, die im EVB-IT-Vertrag nicht oder anders wiedergegeben sind.
• Service Level werden in der Ausschreibung beschrieben, aber nicht sauber in die EVB-IT-Anlage Service aufgenommen.
• Haftungsbegrenzungen aus Bieter-AGB kollidieren mit den EVB-IT-Regelungen, wenn sie nicht rechtzeitig ausgeschlossen werden.
• Datenschutzanforderungen werden im Vergabeverfahren abgefragt, aber im EVB-IT-Vertrag nicht konsequent umgesetzt.

Hier hilft eine Art „Abgleichscheckliste“:

• Sind alle in der Leistungsbeschreibung geforderten Leistungen im EVB-IT-Vertrag verankert?
• Sind alle in der Wertung relevanten qualitativen Kriterien auch vertraglich abgesichert?
• Sind alle kritischen Themen Datenschutz, IT-Sicherheit, Verfügbarkeit, Abnahme und Mängelrechte eindeutig geregelt?

7. Praxis-Checkliste: Von der Planung zum Vertrag

Zum Abschluss eine kompakte Checkliste, an der du dich in der Praxis orientieren kannst:

1. Bedarf und Strategie

• Fachlicher Bedarf dokumentiert
• Betriebsmodell und Laufzeit geklärt
• Markt- und Verfahrenswahl begründet

2. Einbindung der Akteure

• IT-Fachbereich beteiligt
• Datenschutz, Informationssicherheit, Justiziariat einbezogen
• Rollen im Projektteam definiert

3. Leistungsbeschreibung

• Struktur nach fachlichen, technischen und betrieblichen Anforderungen
• Produktneutralität geprüft, Ausnahmen begründet
• Muss- und Kann-Anforderungen klar gekennzeichnet
• Projektleistungen, Schulungen, Dokumentation und Support nicht vergessen

4. EVB-IT-Auswahl und Vertragskonzept

• Passenden EVB-IT-Typ festgelegt
• Vertragsentwurf und Anlagen vorbereitet
• Konsistenz mit Leistungsbeschreibung geprüft
• Regelungen zu Datenschutz, IT-Sicherheit, Abnahme, Mängeln, Service Level aufgenommen

5. Zuschlagskriterien und Bewertung

• Kriterien und Gewichtung festgelegt und dokumentiert
• Bewertungsmethoden definiert, ggf. an UfAB angelehnt
• Bewertungsbögen und Szenarien für Demos vorbereitet

6. Vergabeunterlagen

• Vollständigkeit geprüft: Bekanntmachung, Leistungsbeschreibung, EVB-IT-Vertrag, Bewertungsmatrix, Preisblatt
• Kommunikation an Bieter klar geregelt, etwa Umgang mit Bieterfragen
• Dokumentation der wesentlichen Entscheidungen für die Vergabeakte

Wenn du diese Punkte systematisch abarbeitest, erreichst du zwei Ziele: Du stärkst die vergaberechtliche Rechtssicherheit deiner IT-Ausschreibung und du erhältst am Ende einen Vertrag, der die wirklich benötigte IT-Leistung abbildet und im Betrieb funktioniert.