KI-gestützte Angebotswertung: Was Vergabestellen rechtssicher dokumentieren müssen

Die Angebotsfrist ist abgelaufen, zwölf umfangreiche Angebote liegen vor und das Wertungsteam steht unter Zeitdruck. Ein KI-Tool könnte Leistungsbeschreibungen vergleichen, Nachweise herausfiltern und Bewertungsmatrizen vorbereiten. Das ist verlockend, aber rechtlich nur dann tragfähig, wenn die Vergabestelle den KI-Einsatz von Anfang an begrenzt, kontrolliert und dokumentiert. Denn nicht das Tool trägt die Verantwortung für die Zuschlagsentscheidung, sondern die zuständigen Personen der Vergabestelle.

KI kann die Angebotswertung sinnvoll unterstützen, insbesondere bei wiederkehrenden, strukturierenden Aufgaben. Sie darf jedoch nicht zu einer intransparenten Nebenwertung führen. Was die KI empfiehlt, muss für das Wertungsteam überprüfbar sein. Was das Team entscheidet, muss sich aus der Vergabedokumentation nachvollziehen lassen.

Infografik zu KI-gestützte Angebotswertung: Was Vergabestellen rechtssicher dokumentieren müssen (KI-generiert).

Wo KI bei der Angebotswertung unterstützen kann

Der rechtlich risikoärmste Einsatz liegt in der Strukturierung und Aufbereitung von Informationen. Dazu gehören etwa:

• das Extrahieren von Angaben aus Angeboten in eine vorgegebene Vergleichstabelle
• das Zuordnen eingereichter Dokumente zu geforderten Nachweisen
• das Erkennen formaler Unstimmigkeiten, etwa fehlender Anlagen oder widersprüchlicher Datumsangaben
• das Gegenüberstellen von Leistungsmerkmalen anhand vorab definierter Prüfpunkte
• das Erstellen von Entwürfen für Wertungsvermerke auf Grundlage geprüfter Daten

Auch bei qualitativen Zuschlagskriterien kann KI unterstützend arbeiten. Sie kann beispielsweise Passagen zu einem Umsetzungskonzept, einem Projektvorgehen oder einem Sicherheitskonzept auffinden und den jeweiligen Unterkriterien zuordnen. Die fachliche Wertung dieser Inhalte muss aber beim Wertungsteam bleiben.

Besonders kritisch wird es, wenn ein System eigenständig Punktwerte vorschlägt, Angebote sortiert oder eine Zuschlagsempfehlung erzeugt. Solche Funktionen sind nicht grundsätzlich ausgeschlossen. Sie verlangen jedoch eine besonders sorgfältige Prüfung: Ist die Empfehlung aus den bekannt gemachten Kriterien ableitbar? Können die Wertenden jeden Punktwert fachlich nachvollziehen? Und wird die KI-Empfehlung tatsächlich kritisch geprüft oder nur übernommen?

Die Grundsätze von Wettbewerb, Transparenz und Gleichbehandlung nach § 97 GWB gelten unabhängig davon, ob die Wertung manuell oder mit technischer Unterstützung erfolgt. Eine KI darf daher keine neuen Kriterien einführen, Gewichtungen verändern oder nicht bekannt gemachte Aspekte berücksichtigen. Für die Grundlagen empfehlen wir unseren Beitrag Angebotswertung und Zuschlag: rechtssicher entscheiden.

Die Letztentscheidung muss bei Menschen liegen

Eine menschliche Letztentscheidung bedeutet mehr als einen Klick auf „Freigeben“. Die zuständigen Personen müssen die maßgeblichen Tatsachen, die Bewertung und die Schlussfolgerung eigenständig prüfen können. Sie müssen insbesondere erkennen, ob die KI Textstellen falsch zugeordnet, Anforderungen missverstanden oder relevante Informationen übersehen hat.

Das ist bei sprachbasierten Modellen besonders wichtig. Solche Systeme können überzeugend formulierte, aber sachlich falsche Zusammenfassungen erzeugen. Sie können zudem ähnliche Begriffe gleichsetzen, obwohl die Vergabeunterlagen bewusst zwischen ihnen unterscheiden. Ein Tool darf beispielsweise nicht aus einer allgemeinen Aussage zur Informationssicherheit ableiten, dass ein konkret geforderter Standard erfüllt ist.

Die Wertung sollte deshalb in klaren Rollen organisiert werden:

Aufgabe	Verantwortung
Einrichtung des Tools und Zugriffsrechte	IT, Informationssicherheit und fachlich verantwortliche Stelle
Prüfung der KI-Ausgaben gegen die Angebotsunterlagen	Mitglieder des Wertungsteams
Fachliche und preisliche Bewertung	Wertungsteam nach den bekannt gemachten Kriterien
Zuschlagsentscheidung	Zuständige Vergabestelle
Dokumentation des KI-Einsatzes	Vergabestelle, mit klarer Zuordnung der Arbeitsschritte

Bei komplexen Beschaffungen ist es sinnvoll, dass mindestens zwei Personen stichprobenartig prüfen, ob die KI Angaben korrekt extrahiert und zugeordnet hat. Je stärker die KI-Ausgabe die Rangfolge beeinflussen kann, desto engmaschiger muss diese Kontrolle ausfallen.

Zuschlagskriterien müssen vor der KI feststehen

KI darf nur innerhalb des Rahmens arbeiten, den die Vergabeunterlagen vorgeben. Das betrifft nicht nur die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung, sondern auch die Bewertungsmethode und gegebenenfalls die erwarteten Inhalte eines Konzepts.

Eine typische Fehlerquelle ist ein offener Prompt wie: „Bewerte, welches Angebot das beste Projektkonzept enthält.“ Ein solches Vorgehen überlässt dem System, welche Merkmale es für „gut“ hält. Das kann von den veröffentlichten Kriterien abweichen und ist vergaberechtlich nicht belastbar.

Besser ist ein eng begrenzter Arbeitsauftrag: Das Tool erhält die vorab beschlossenen Unterkriterien, die zulässige Punkteskala und die Anweisung, zu jedem Unterkriterium nur Textstellen aus dem Angebot zu benennen. Die Punkte vergibt anschließend das Wertungsteam. Falls die KI einen Bewertungsvorschlag erstellt, muss dieser als unverbindliche Arbeitshilfe gekennzeichnet sein und auf konkrete Fundstellen verweisen.

Wichtig ist außerdem die Trennung von Eignung und Zuschlag. Referenzen, technische Leistungsfähigkeit oder personelle Ressourcen sind grundsätzlich im Rahmen der Eignungsprüfung zu betrachten. Bei der Zuschlagswertung dürfen sie nur berücksichtigt werden, soweit dies nach den vergaberechtlichen Vorgaben zulässig und in den Unterlagen eindeutig vorgesehen ist. Wie du Eignungsanforderungen sauber aufbaust, erläutern wir in Eignung prüfen und die EEE richtig nutzen.

Diese Punkte gehören in die Vergabedokumentation

Für Verfahren nach der VgV ist der Ablauf und die Begründung wesentlicher Entscheidungen zu dokumentieren. Wird KI eingesetzt, gehört auch dieser Einsatz in die Vergabedokumentation. Ein bloßes Ergebnisprotokoll des Tools genügt nicht. Die Vergabestelle muss erklären können, welche Rolle das System hatte und wie die Menschen seine Ergebnisse geprüft haben.

Dokumentiere mindestens folgende Punkte:

• Zweck des KI-Einsatzes, etwa Dokumentenstrukturierung, Vollständigkeitsprüfung oder Unterstützung bei der Zuordnung zu Unterkriterien
• eingesetztes System, Version, Betriebsumgebung und verantwortliche Stelle
• Zeitpunkt und Umfang der Verarbeitung
• verwendete Eingabedaten und die Festlegung, welche Angebotsbestandteile nicht verarbeitet werden durften
• konkrete Arbeitsanweisungen, Prompts, Vorlagen oder Bewertungsmasken
• die vom Tool ausgegebenen Ergebnisse, soweit sie für die Wertung relevant waren
• Prüfschritte der zuständigen Personen und festgestellte Fehler
• Abweichungen zwischen KI-Empfehlung und menschlicher Bewertung samt Begründung
• abschließende Wertungsentscheidung mit Bezug auf die veröffentlichten Kriterien

Die Dokumentation muss nicht jeden technischen Zwischenschritt in unlesbarer Detailtiefe wiedergeben. Sie muss aber so vollständig sein, dass ein sachkundiger Dritter die Entscheidung nachvollziehen kann. Dazu gehören insbesondere die entscheidungsrelevanten Eingaben, Ausgaben und menschlichen Prüfschritte.

Wenn die KI-Ausgabe nicht reproduzierbar ist, etwa weil das Modell laufend verändert wird oder Ausgaben zufallsabhängig variieren, ist besondere Vorsicht geboten. Dann sollte die Vergabestelle die konkrete Ausgabe sichern und ihre eigene Wertung unabhängig davon begründen. Kann ein KI-Ergebnis nicht nachvollzogen werden, darf es keine tragende Grundlage für die Punktevergabe sein.

Angebotsdaten sind vertraulich und oft personenbezogen

Angebote enthalten regelmäßig Geschäftsgeheimnisse, Kalkulationsansätze, Sicherheitskonzepte, Angaben zu Mitarbeitenden und Kontaktdaten. Diese Unterlagen dürfen nicht unkontrolliert in frei zugängliche KI-Dienste kopiert werden. Insbesondere darf nicht davon ausgegangen werden, dass ein kostenloses oder öffentliches Tool für vertrauliche Vergabeunterlagen geeignet ist.

Vor dem Einsatz sind unter anderem diese Fragen zu klären:

• Wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert?
• Werden Eingaben oder Ausgaben zum Training des Modells verwendet?
• Welche Unterauftragnehmer oder Infrastrukturprovider sind eingebunden?
• Wer kann auf Angebote, Prompts und Protokolle zugreifen?
• Wie lange werden die Daten gespeichert und wie werden sie gelöscht?
• Lassen sich Zugriffe, Verarbeitungsvorgänge und Exporte protokollieren?
• Ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten datenschutzrechtlich zulässig?

Soweit ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, ist regelmäßig zu prüfen, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich ist. Dabei reicht der Vertrag allein nicht aus. Auch technische und organisatorische Maßnahmen, Berechtigungskonzepte, Speicherorte und die tatsächliche Konfiguration des Dienstes müssen passen. Eine belastbare Grundlage findest du in unserem Beitrag Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Pflichten nach Art. 28 DSGVO.

Bei besonders schutzbedürftigen Inhalten kann es angemessen sein, nur anonymisierte oder auf das erforderliche Maß reduzierte Daten zu verarbeiten. In vielen Fällen ist ein abgeschottetes, von der Organisation freigegebenes System die bessere Wahl als ein allgemeiner externer Chatdienst.

KI-Kompetenz und klare interne Regeln schaffen

Die Personen im Wertungsteam müssen verstehen, was das eingesetzte System leisten kann und wo seine Grenzen liegen. Dazu zählen Fehler bei der Texterkennung, unzutreffende Schlussfolgerungen, Verzerrungen durch unklare Eingaben und die Gefahr, dass überzeugend formulierte Ausgaben ungeprüft übernommen werden.

Die KI-Verordnung verlangt von Anbietern und Betreibern geeignete Maßnahmen zur KI-Kompetenz. Für Vergabestellen heißt das praktisch: Mitarbeitende brauchen nachvollziehbare Arbeitsanweisungen, eine Einführung in das Tool und klare Eskalationswege bei Zweifeln. Mehr dazu zeigen wir in KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung: Schulungen, Nachweise und Verantwortlichkeiten richtig organisieren.

Eine interne Regelung sollte außerdem festlegen, welche Tools zugelassen sind, welche Angebotsdaten verarbeitet werden dürfen, wer Prompts freigibt und wie Ergebnisse abgelegt werden. So verhinderst du, dass einzelne Teammitglieder aus Zeitdruck unterschiedliche oder nicht freigegebene Systeme einsetzen.

Checkliste vor dem produktiven Einsatz

Bevor du KI in einer Angebotswertung einsetzt, prüfe diese Fragen:

• Ist der Einsatzzweck klar abgegrenzt und vergaberechtlich unbedenklich?
• Bleiben Kriterien, Gewichtungen und Bewertungsmethode vollständig bei den Vergabeunterlagen?
• Kann das Wertungsteam jede relevante KI-Ausgabe anhand der Angebote überprüfen?
• Ist die menschliche Bewertung mehr als eine formale Freigabe?
• Sind vertrauliche Angebotsdaten und personenbezogene Daten geschützt?
• Ist der Dienst technisch, organisatorisch und vertraglich freigegeben?
• Werden relevante Eingaben, Ausgaben, Kontrollen und Entscheidungen dokumentiert?
• Sind die Beteiligten für den sicheren Umgang mit dem Tool qualifiziert?

KI kann die Arbeit in Vergabestellen beschleunigen, aber sie ersetzt weder die fachliche Wertung noch die rechtliche Verantwortung. Wer KI als kontrollierte Assistenz einsetzt, die Ergebnisse prüft und jeden entscheidenden Schritt dokumentiert, schafft eine deutlich belastbarere Grundlage für den Zuschlag. Passende Seminare und Termine findest du bei uns auf cmt.de.