Nachhaltigkeitskriterien in IT-Ausschreibungen: Energieeffizienz, CO₂-Nachweise und Kreislaufwirtschaft rechtssicher fordern

Die Ausschreibung für neue Notebooks, Cloud-Kapazitäten oder Managed Services ist fast fertig, doch die Fachseite fordert zusätzlich „klimaneutrale Leistungen“ und „möglichst nachhaltige Hardware“. Genau an dieser Stelle entstehen häufig vergaberechtliche Risiken. Solche Begriffe sind ohne messbare Anforderungen zu unbestimmt. Sie lassen Bietern offen, was erwartet wird, und erschweren eine nachvollziehbare Wertung. Besser ist es, Umweltziele in konkrete technische Anforderungen, Zuschlagskriterien und Vertragsbedingungen zu übersetzen.

Nachhaltigkeitskriterien gehören längst zur professionellen IT-Beschaffung. Sie können Energieverbräuche und Treibhausgasemissionen senken, die Nutzungsdauer von Geräten verlängern und Entsorgungsrisiken reduzieren. Für dich als Vergabestelle kommt es darauf an, Kriterien nicht nur gut zu meinen, sondern sie passend zum Beschaffungsgegenstand, verhältnismäßig und herstellerneutral auszugestalten.

Infografik zu Nachhaltigkeitskriterien in IT-Ausschreibungen: Energieeffizienz, CO₂-Nachweise und Kreislaufwirtschaft rechtssicher fordern (KI-generiert).

Die vergaberechtliche Einordnung: Bezug zum Auftrag ist entscheidend

Umweltaspekte darfst du im Vergabeverfahren an mehreren Stellen berücksichtigen. Sie können als technische Mindestanforderung, als Zuschlagskriterium oder als besondere Bedingung für die Auftragsausführung formuliert werden. Maßgeblich ist stets ein ausreichender Bezug zum Auftragsgegenstand.

Dieser Bezug ist bei IT-Leistungen oft gut herstellbar. Beispiele sind:

• der Energieverbrauch eines angebotenen Notebooks im Betrieb
• die Reparierbarkeit und Verfügbarkeit von Ersatzteilen
• die tatsächliche Laufzeit und Energieeffizienz eines Rechenzentrums
• der Stromverbrauch von Speicher-, Netzwerk- oder Serverkomponenten
• die Rücknahme, Wiederverwendung und Verwertung von Altgeräten
• Emissionen, die der konkrete Cloud- oder Managed-Service-Betrieb verursacht

Nicht ausreichend wäre hingegen eine allgemeine Anforderung, wonach ein Unternehmen besonders nachhaltig wirtschaften müsse, ohne dass dies die angebotene Leistung betrifft. Auch unternehmensweite Ziele können im Einzelfall relevant sein, etwa bei der Eignungsprüfung. Sie dürfen aber nicht ohne Weiteres an die Stelle leistungsbezogener Anforderungen treten.

Die Grundlagen für eine saubere Leistungsbeschreibung gelten auch bei Umweltkriterien. Wie du Anforderungen eindeutig und vergleichbar formulierst, erläutern wir auch in unserem Beitrag Leistungsbeschreibung erstellen: das Herz der Ausschreibung.

Mindestanforderung, Zuschlagskriterium oder Vertragsbedingung?

Die richtige Einordnung entscheidet darüber, wie streng ein Kriterium wirkt und wie du es prüfen musst.

Mindestanforderungen für unverzichtbare Standards

Mindestanforderungen eignen sich für Eigenschaften, ohne die der Beschaffungszweck nicht erfüllt ist. Erfüllt ein Angebot sie nicht, ist es nicht zuschlagsfähig. Deshalb müssen solche Vorgaben objektiv nachweisbar und für den Markt realistisch sein.

Bei Endgeräten können sinnvolle Mindestanforderungen sein:

• ein definierter maximaler Energieverbrauch im Leerlauf oder unter einem beschriebenen Nutzungsszenario
• eine Mindestverfügbarkeit von Sicherheitsupdates, Ersatzteilen oder Reparaturinformationen
• austauschbare Komponenten, soweit dies technisch für die Gerätekategorie angemessen ist
• Rücknahme und fachgerechte Verwertung der Altgeräte
• Verpackungen mit klar begrenztem Anteil nicht wiederverwertbarer Materialien

Die konkrete Schwelle darfst du nicht willkürlich festlegen. Prüfe vorher, welche Produkte am Markt verfügbar sind. Eine frühzeitige, dokumentierte Markterkundung verhindert, dass eine Anforderung ungewollt nur einen Hersteller begünstigt. Hinweise zum rechtssicheren Vorgehen findest du in unserem Ratgeber Markterkundung vor der IT-Ausschreibung: Marktdialog rechtssicher führen.

Zuschlagskriterien für echte Mehrwerte

Zuschlagskriterien sind sinnvoll, wenn mehrere Leistungsniveaus akzeptabel sind, aber nachhaltigere Angebote einen Vorteil erhalten sollen. Du kannst etwa zusätzliche Punkte vergeben für:

• einen niedrigeren Energieverbrauch als die Mindestanforderung
• eine längere garantierte Ersatzteilversorgung
• einen höheren Anteil wiederverwendeter oder recycelter Materialien
• ein belastbares Rücknahme- und Wiederverwendungskonzept
• niedrigere, nachvollziehbar ermittelte Emissionen des angebotenen Service

Die Wertungsmethode muss bereits in den Vergabeunterlagen transparent sein. Beschreibe daher, welche Kennzahl du bewertest, welche Nachweise zulässig sind und wie die Punktvergabe erfolgt. Bei einem Energieverbrauchskriterium kann beispielsweise die niedrigste nachgewiesene Verbrauchskennzahl die höchste Punktzahl erhalten. Wichtig ist, dass alle Messwerte auf derselben Methode und vergleichbaren Nutzungsszenarien beruhen.

Allgemeine Erklärungen wie „besonders umweltfreundlich“ oder „nachhaltiges Produktdesign“ reichen als Zuschlagskriterium nicht. Sie sind zu interpretationsbedürftig und erhöhen das Risiko einer nicht nachvollziehbaren Angebotswertung. Die grundsätzlichen Anforderungen an transparente Wertung behandeln wir in Angebotswertung und Zuschlag: rechtssicher entscheiden.

Vertragsbedingungen für die laufende Leistung

Besondere Ausführungsbedingungen passen zu Pflichten, die während der Vertragslaufzeit erfüllt werden sollen. Das betrifft insbesondere Cloud-Leistungen, Rechenzentren und Managed Services.

Geeignete Vertragsbedingungen sind zum Beispiel:

• jährliche Bereitstellung eines Berichts über Energieverbrauch und zugeordnete Emissionen der beauftragten Leistung
• Einsatz energieeffizienter Betriebsverfahren, soweit dies mit den vereinbarten Leistungsparametern vereinbar ist
• Meldung wesentlicher Änderungen der Rechenzentrumsstandorte oder Betriebsmodelle
• Rücknahme, Datenlöschung und Wiederverwendung oder ordnungsgemäße Verwertung überlassener Hardware
• Vorlage aktueller Nachweise über die vereinbarten Umweltstandards auf Anforderung

Vertragsbedingungen müssen kontrollierbar sein. Eine Pflicht ohne Berichtsweg, Prüfrecht und Rechtsfolge bleibt in der Praxis oft wirkungslos. Vereinbare daher Fristen, Mindestinhalte der Nachweise und angemessene Folgen bei Verstößen, etwa Nachbesserung, Berichtspflichten oder vertragliche Sanktionen, soweit diese zum Vertrag passen.

Welche Nachweise für Hardware verhältnismäßig sind

Bei Hardware sind Energieeffizienz, Lebensdauer und Reparierbarkeit besonders gut greifbar. Dennoch sollte der Nachweisaufwand zur Beschaffung passen. Für Standardnotebooks oder Monitore wäre ein aufwendiges individuelles Lebenszyklusgutachten regelmäßig unverhältnismäßig. Aussagekräftige Herstellerunterlagen, technische Datenblätter, Prüfberichte oder anerkannte Umweltkennzeichnungen können ausreichen.

Bei der Nachweisgestaltung helfen drei Regeln:

• Benenne die technische Eigenschaft, nicht nur das gewünschte Ergebnis.
• Lege fest, welche Messmethode oder Dokumentation akzeptiert wird.
• Akzeptiere gleichwertige Nachweise, wenn du auf Labels, Normen oder Zertifikate Bezug nimmst.

Eine Vorgabe wie „Gerät muss das Label X tragen“ ist regelmäßig zu eng, wenn ein gleichwertiger Nachweis denselben Standard belegt. Formuliere daher etwa: „Nachweis durch das bezeichnete Umweltzeichen oder einen gleichwertigen Nachweis, aus dem die Erfüllung der genannten Anforderungen hervorgeht.“

Für Reparierbarkeit kannst du beispielsweise konkret nach der Dauer der Ersatzteilverfügbarkeit, dem Zugang zu Reparaturinformationen, der Austauschbarkeit bestimmter Bauteile oder verbindlichen Reparaturfristen fragen. Achte darauf, dass die Anforderung zur Gerätekategorie passt. Bei einem Arbeitsplatznotebook sind andere Erwartungen angemessen als bei hochintegrierter Spezialhardware.

CO₂-Nachweise bei Cloud, Rechenzentrum und Managed Services richtig einordnen

Bei digitalen Diensten sind CO₂-Angaben anspruchsvoller als bei einem einzelnen Endgerät. Der Energieverbrauch entsteht häufig in gemeinsam genutzten Rechenzentren. Die Anbieter müssen Verbräuche daher auf Kunden, Mandanten oder Services verteilen. Vergleichbar sind Angaben nur, wenn Systemgrenzen, Zeitraum und Berechnungsmethode transparent sind.

Fordere deshalb nicht pauschal „CO₂-Neutralität“. Der Begriff kann auf Kompensation beruhen und sagt ohne weitere Angaben wenig über reale Emissionsminderungen aus. Besser sind konkrete Anforderungen wie:

• Darstellung der für den beauftragten Service verwendeten Berechnungsmethode
• Angabe der berücksichtigten Emissionsquellen und Systemgrenzen
• jährliche Ausweisung von Stromverbrauch und Treibhausgasemissionen für die Leistung oder nach nachvollziehbarer Zuordnung
• getrennte Darstellung direkter Emissionen, eingekaufter Energie und weiterer relevanter Emissionen, soweit dies für den Dienst verfügbar und verhältnismäßig ist
• Angabe, ob Emissionen reduziert oder ausschließlich kompensiert werden

Bei Rechenzentrumsleistungen können Kennzahlen zur Energieeffizienz hilfreich sein. Sie müssen jedoch präzise definiert werden. Entscheidend ist, ob sich die Kennzahl auf den gesamten Standort, einen bestimmten Zeitraum oder den konkreten Service bezieht. Eine sehr niedrige Kennzahl kann technisch attraktiv sein, ist aber nicht automatisch passend, wenn der Anbieter sie nur für ausgewählte Standorte nachweisen kann.

Bei Managed Services gehören Umweltpflichten in die Leistungs- und Vertragsarchitektur. Neben Service Levels und Betriebsprozessen kannst du Reporting, Hardware-Lebenszyklen und Rücknahmepflichten verbindlich regeln. Weitere Hinweise zur passenden Gestaltung findest du in Managed Services ausschreiben: SLAs und EVB-IT Service rechtssicher gestalten.

Herstellerneutralität trotz anspruchsvoller Umweltstandards wahren

Herstellerneutralität bedeutet nicht, dass du auf anspruchsvolle Anforderungen verzichten musst. Du darfst hohe Standards setzen, wenn sie sachlich begründet, für den Auftrag relevant und am Markt erreichbar sind. Problematisch wird es, wenn Merkmale eines konkreten Produkts übernommen werden, ohne den Beschaffungsbedarf zu erläutern.

Formuliere funktional statt produktbezogen. Verlange also nicht ein bestimmtes Modell, ein bestimmtes Label oder eine proprietäre Messumgebung. Beschreibe vielmehr die nachzuweisende Eigenschaft. Das gilt auch bei Zertifikaten. Wenn du einen bestimmten Standard nennst, öffne die Anforderung für gleichwertige Bescheinigungen und erläutere, welche Aussagen der Nachweis enthalten muss.

Bei Cloud-Angeboten kommen Datenschutz und Standortfragen hinzu. Umweltkriterien dürfen nicht losgelöst von Sicherheits- und Datenschutzanforderungen betrachtet werden. Unser Beitrag Cloud und Datenschutz: DSGVO, Drittland, Schrems II zeigt, welche Themen du parallel prüfen solltest.

Checkliste für nachhaltige IT-Ausschreibungen

Vor Veröffentlichung der Vergabeunterlagen solltest du diese Punkte beantworten können:

• Welches Umweltziel verfolgt die Anforderung konkret?
• Besteht ein klarer Bezug zur ausgeschriebenen Hardware oder Dienstleistung?
• Ist das Kriterium Mindestanforderung, Zuschlagskriterium oder Vertragsbedingung?
• Welche Kennzahl, Messmethode oder Eigenschaft wird verlangt?
• Ist der Nachweisaufwand gemessen am Auftragsgegenstand angemessen?
• Können Bieter gleichwertige Nachweise vorlegen?
• Wurde durch Markterkundung geprüft, ob ausreichend Wettbewerb besteht?
• Ist die Wertungsmethode vollständig und verständlich beschrieben?
• Sind Reporting, Prüfrechte und Folgen bei Vertragsverstößen geregelt?
• Wurden Umwelt-, Sicherheits-, Datenschutz- und Betriebsanforderungen widerspruchsfrei abgestimmt?

Nachhaltige IT-Beschaffung gelingt nicht durch Schlagworte, sondern durch überprüfbare Kriterien und eine dokumentierte Abwägung. Wenn du Energieeffizienz, Emissionen und Kreislaufwirtschaft konkret beschreibst, schaffst du Vergleichbarkeit im Verfahren und belastbare Pflichten für die Vertragslaufzeit. Passende Seminare und Termine findest du bei uns auf cmt.de.