Microsoft 365 Copilot datenschutzkonform einführen: AVV, Berechtigungen und Datenschutz-Folgenabschätzung

Montagmorgen, das Fachamt möchte Microsoft 365 Copilot für alle Beschäftigten freischalten. Die Lizenz ist verfügbar, die ersten Pilotnutzerinnen und Pilotnutzer haben überzeugende Beispiele für Zusammenfassungen und Entwürfe gezeigt. Erst kurz vor dem geplanten Roll-out stellt sich die entscheidende Frage: Auf welche Dateien, Teams-Chats, E-Mails und SharePoint-Bereiche kann Copilot eigentlich zugreifen? Genau an dieser Stelle wird aus einer Produktivitätsentscheidung ein Datenschutzprojekt.

Microsoft 365 Copilot verarbeitet Inhalte aus der Microsoft-365-Umgebung, um Antworten, Zusammenfassungen oder Entwürfe zu erstellen. Das kann sinnvoll sein, setzt aber voraus, dass die vorhandenen Berechtigungen, Datenstrukturen und Vertragsgrundlagen tragfähig sind. Copilot schafft nicht automatisch neue Zugriffsrechte. Er kann jedoch sichtbar machen, dass vertrauliche Informationen bislang zu breit freigegeben, falsch abgelegt oder unzureichend klassifiziert wurden.

Für Behörden, öffentliche Unternehmen und privatwirtschaftliche Organisationen gilt daher: Nicht die technische Aktivierung steht am Anfang, sondern eine nachvollziehbare Prüfung von Zweck, Datenflüssen, Risiken und Verantwortlichkeiten.

Infografik zu Microsoft 365 Copilot datenschutzkonform einführen: AVV, Berechtigungen und Datenschutz-Folgenabschätzung (KI-generiert).

Copilot-Einsatz zuerst fachlich und organisatorisch eingrenzen

Bevor du Verträge oder technische Einstellungen prüfst, solltest du den geplanten Einsatz konkret beschreiben. Eine Einführung für ausgewählte Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter unterscheidet sich erheblich von einer organisationsweiten Freischaltung. Ebenso relevant ist, ob Copilot nur für Textentwürfe genutzt werden soll oder auch Besprechungen zusammenfassen, Dateien auswerten und Arbeitsabläufe unterstützen darf.

Halte mindestens diese Punkte fest:

• Welche Copilot-Funktionen sollen eingesetzt werden?
• Welche Nutzergruppen erhalten Zugriff?
• Welche Datenquellen dürfen einbezogen werden?
• Welche Arten personenbezogener Daten liegen in diesen Datenquellen?
• Welche Ergebnisse dürfen weiterverwendet oder gespeichert werden?
• Welche fachlichen Entscheidungen bleiben zwingend beim Menschen?
• Welche Bereiche sind zunächst ausgeschlossen, etwa Personalakten, Sozialdaten, besonders geschützte Fallakten oder vertrauliche Rechtsberatung?

Diese Bestandsaufnahme ist keine Formalität. Sie bestimmt, ob die Verarbeitung auf einer tragfähigen Rechtsgrundlage beruht, welche Schutzmaßnahmen erforderlich sind und ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung notwendig wird.

Gerade in Behörden sollte der Einsatzzweck zudem mit den jeweiligen Fachaufgaben vereinbar sein. Bei Unternehmen sind arbeitsrechtliche Grenzen, Geheimhaltungsinteressen und der Schutz von Geschäftsgeheimnissen mitzudenken. Werden Beschäftigtendaten verarbeitet, solltest du Betriebsrat oder Personalrat frühzeitig einbinden, sofern Mitbestimmungsrechte betroffen sind.

AVV und Vertragsdokumente: Nicht nur den Standardvertrag abhaken

Soweit Microsoft personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, braucht es eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO. In der Praxis besteht die Vertragsgrundlage häufig aus mehreren Bestandteilen, etwa dem Auftragsverarbeitungsvertrag, Produktbestimmungen, Datenschutzbestimmungen und technischen Leistungsbeschreibungen. Entscheidend ist nicht allein, dass ein Dokument mit der Überschrift AVV vorhanden ist. Die Unterlagen müssen den konkreten Dienst und die tatsächliche Verarbeitung abdecken.

Prüfe insbesondere, ob Microsoft 365 Copilot im vereinbarten Leistungsumfang genannt oder erkennbar einbezogen ist. Auch die eingesetzten Zusatzfunktionen, etwa Such-, Kommunikations- oder Analysefunktionen innerhalb von Microsoft 365, müssen zur gebuchten und datenschutzrechtlich geprüften Konfiguration passen.

Folgende Fragen gehören in die Vertragsprüfung:

Prüffeld	Worauf du achten solltest
Gegenstand der Verarbeitung	Ist der Copilot-Einsatz vom Vertragsumfang erfasst?
Weisungsrecht	Kann deine Organisation nachvollziehbar Weisungen erteilen und dokumentieren?
Unterauftragsverarbeiter	Sind deren Einsatz, Information und Widerspruchsmöglichkeiten transparent geregelt?
Datenübermittlungen	Sind mögliche Drittlandtransfers und die hierfür vorgesehenen Garantien bewertet?
Technische und organisatorische Maßnahmen	Passen die beschriebenen Maßnahmen zu Sensibilität und Umfang der Daten?
Löschung und Rückgabe	Ist klar, wie Daten bei Vertragsende oder Funktionswechsel behandelt werden?
Unterstützungspflichten	Unterstützt der Anbieter bei Betroffenenrechten, Sicherheitsvorfällen und Datenschutz-Folgenabschätzungen?

Ein AVV allein löst keine Datenschutzprobleme. Er ersetzt weder ein Berechtigungskonzept noch die Prüfung, ob Daten in der konkreten Umgebung rechtmäßig verarbeitet werden dürfen. Die Grundlagen zu Inhalt und Verantwortlichkeiten eines solchen Vertrags findest du auch in unserem Beitrag zum Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Besondere Aufmerksamkeit verdient das Thema Drittlandtransfer. Selbst wenn für einzelne Datenverarbeitungen europäische Speicherregionen gewählt wurden, kann der Gesamtprozess weitere Zugriffsmöglichkeiten, Supportfälle oder Unterauftragnehmer berühren. Dokumentiere deshalb, welche Datenflüsse du geprüft hast, welche ergänzenden Maßnahmen bestehen und wie du verbleibende Risiken bewertest. Für die Einordnung von Cloud-Nutzung und internationalen Datenübermittlungen hilft dir unser Ratgeber Cloud und Datenschutz: DSGVO, Drittland, Schrems II.

Berechtigungen sind der wichtigste Schutz gegen unerwünschte Datenzugriffe

Copilot orientiert sich grundsätzlich an den Rechten der jeweils angemeldeten Person. Das ist ein wichtiges Sicherheitsprinzip, aber keine Entwarnung. Denn viele Organisationen haben über Jahre gewachsene Freigaben: breite SharePoint-Gruppen, Teams mit ehemaligen Projektmitgliedern, unklare Besitzverhältnisse bei Dateien oder Links, die intern zu großzügig geteilt wurden.

Ohne Copilot bleiben solche Inhalte oft schwer auffindbar. Mit einer leistungsfähigen Suche und Zusammenfassungsfunktion können sie deutlich leichter auffallen. Copilot erzeugt damit nicht zwingend eine neue Datenschutzverletzung, kann aber bestehende Fehlberechtigungen wirksam offenlegen und ihre Folgen vergrößern.

Vor dem Roll-out solltest du daher ein Berechtigungsprojekt einplanen. Priorisiere zunächst besonders sensible Bereiche:

• Personal, Vergütung, Bewerbungen und Konfliktfälle
• Rechtsberatung, interne Ermittlungen und Meldungen
• Gesundheitsdaten sowie Sozial- und Leistungsdaten
• Vergabeunterlagen vor Abschluss des Verfahrens
• Geschäftsleitung, Strategie und M&A-Projekte
• Sicherheitsvorfälle, Notfallpläne und Administrationsdokumentationen

Prüfe in diesen Bereichen nicht nur, wer Zugriff haben sollte. Ermittle auch, welche externen Gäste, ehemaligen Mitarbeitenden, Funktionspostfächer oder Dienstkonten noch Berechtigungen besitzen. Das Prinzip der minimalen Berechtigung muss technisch und organisatorisch umgesetzt werden.

Sinnvoll sind klare Eigentümerschaften für Teams und SharePoint-Websites, regelmäßige Berechtigungsreviews sowie Regeln für die Ablage vertraulicher Dokumente. Datenklassifizierung und Schutzbezeichnungen können zusätzliche Leitplanken schaffen, ersetzen aber keine saubere Rechteverwaltung. Unser Beitrag zu TOM: Datenschutz technisch und organisatorisch umsetzen zeigt, wie du solche Schutzmaßnahmen systematisch in ein Datenschutzkonzept einordnest.

Wann eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung, kurz DSFA, ist nach Art. 35 DSGVO erforderlich, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat. Es gibt für Copilot keine pauschale Antwort. Ob eine DSFA notwendig ist, hängt vom konkreten Einsatz, den Datenarten, dem Umfang der Nutzung und den Schutzmaßnahmen ab.

Eine DSFA liegt besonders nahe, wenn Copilot regelmäßig große Mengen personenbezogener Daten auswertet, wenn besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind oder wenn die Anwendung zur Bewertung von Beschäftigten, Bürgerinnen und Bürgern, Kundinnen und Kunden oder anderen Personen eingesetzt wird. Auch eine organisationsweite Nutzung in Verbindung mit umfangreichen, schlecht strukturierten Datenbeständen kann das Risiko erhöhen.

Bei Behörden ist zusätzlich zu prüfen, ob landesspezifische Listen der Datenschutzaufsicht bestimmte Verarbeitungsvorgänge als DSFA-pflichtig einordnen. Unternehmen sollten ebenso die einschlägigen Positivlisten und Negativlisten der zuständigen Aufsichtsbehörde berücksichtigen. Diese Listen ersetzen die eigene Bewertung nicht, geben aber wichtige Anhaltspunkte.

DSFA nicht mit einem Formular verwechseln

Eine brauchbare DSFA beschreibt zunächst die Verarbeitung realistisch. Dazu gehören Datenquellen, Nutzergruppen, Empfänger, Speicherorte, Rollen und konkrete Funktionen. Anschließend bewertest du Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit sowie die Risiken für Betroffene. Daraus leitest du technische und organisatorische Maßnahmen ab.

Bei Copilot können typische Risiken sein:

• Vertrauliche Inhalte werden durch zu breite Berechtigungen auffindbar.
• Prompts enthalten unnötig personenbezogene oder besonders schützenswerte Informationen.
• Antworten sind fachlich falsch, unvollständig oder aus dem Zusammenhang gerissen.
• Beschäftigte nutzen generierte Inhalte zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle.
• Ergebnisse werden ohne ausreichende menschliche Prüfung weitergegeben.
• Datenbestände sind nicht nach Schutzbedarf getrennt.

Dokumentiere auch Restrisiken. Bleibt trotz Schutzmaßnahmen ein hohes Risiko bestehen, ist vor Beginn der Verarbeitung gegebenenfalls die zuständige Datenschutzaufsicht zu konsultieren. Die DSFA ist damit keine Freigabe auf Verdacht, sondern ein Entscheidungsinstrument für einen kontrollierten Einsatz.

Konfiguration, Schulung und Governance gehören zusammen

Datenschutzkonformität entsteht nicht durch eine einzelne Admin-Einstellung. Du brauchst ein Zusammenspiel aus Konfiguration, verbindlichen Regeln und Qualifizierung. Lege beispielsweise fest, welche Copilot-Funktionen zunächst aktiviert werden, welche Datenquellen ausgeschlossen bleiben und wer Änderungen an diesen Vorgaben freigibt.

Eine praxistaugliche Nutzungsrichtlinie sollte beantworten:

• Für welche Aufgaben darf Copilot eingesetzt werden?
• Welche Inhalte dürfen nicht in Prompts eingegeben werden?
• Wann ist eine fachliche, rechtliche oder datenschutzrechtliche Prüfung nötig?
• Wie werden fehlerhafte oder sensible Ergebnisse behandelt?
• Wer meldet Sicherheits- und Datenschutzvorfälle?
• Welche Kontrollen finden regelmäßig statt?

Schulungen müssen über allgemeine KI-Hinweise hinausgehen. Beschäftigte sollten an realistischen Fällen lernen, dass Copilot-Ergebnisse geprüft werden müssen und dass eine präzise Frage nicht automatisch eine zulässige Frage ist. Besonders wichtig ist das bei personenbezogenen Daten, vertraulichen Vergabeinformationen und internen Personalthemen.

Binde Datenschutzbeauftragte, Informationssicherheit, IT-Administration, Fachbereiche und Interessenvertretungen in eine feste Governance ein. Die Rolle und Einbindung des Datenschutzbeauftragten erläutern wir in unserem Beitrag Datenschutzbeauftragter: Bestellung und Aufgaben.

Mit einem kontrollierten Pilot starten

Ein begrenzter Pilot ist oft der bessere Weg als eine sofortige Freischaltung für alle. Wähle eine Nutzergruppe mit überschaubaren Datenbeständen und klaren Aufgaben. Lege vorab Erfolgskriterien fest, aber messe nicht nur Zeitersparnis. Prüfe auch Berechtigungsfunde, problematische Prompts, Schulungsbedarf, Supportfragen und erkannte Datenschutzrisiken.

Nach dem Pilot solltest du die Dokumentation aktualisieren: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Berechtigungskonzept, DSFA oder Vorprüfung, Nutzungsrichtlinie und Schulungsunterlagen. Erst dann lässt sich belastbar entscheiden, ob und unter welchen Bedingungen weitere Bereiche folgen können.

Microsoft 365 Copilot kann Arbeitsprozesse spürbar erleichtern. Wer jedoch AVV, Datenflüsse und Berechtigungen erst nach der Aktivierung betrachtet, schafft vermeidbare Risiken. Bei uns findest du passende Seminare und Termine auf cmt.de.