BFSG für SaaS und Software: Wann digitale Barrierefreiheit zur Pflicht wird

Ein SaaS-Anbieter stellt sein Kundenportal neu auf, der Vertrieb möchte den Vertragsabschluss vollständig online ermöglichen und die Produktentwicklung plant einen Chatbot für den Support. Spätestens dann stellt sich die entscheidende Frage: Muss das Angebot nach dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz, kurz BFSG, barrierefrei sein? Seit dem 28. Juni 2025 gelten die Anforderungen. Sie betreffen aber nicht jede Software und nicht jeden Cloud-Dienst gleichermaßen.

Für Anbieter, IT-Einkauf und Rechtsverantwortliche kommt es deshalb darauf an, den Anwendungsbereich strukturiert zu prüfen. Wer vorschnell annimmt, das BFSG gelte für jede B2B-Software, überschätzt die Pflicht. Wer dagegen ein Verbraucherportal oder einen digitalen Vertragsabschluss als bloße Website einordnet, übersieht erhebliche Risiken. Entscheidend sind die angebotene Leistung, die adressierten Nutzerinnen und Nutzer sowie die Rolle deines Unternehmens.

Infografik zu BFSG für SaaS und Software: Wann digitale Barrierefreiheit zur Pflicht wird (KI-generiert).

Was das BFSG für digitale Angebote regelt

Das BFSG setzt europäische Vorgaben zur Barrierefreiheit bestimmter Produkte und Dienstleistungen um. Sein Ziel ist, dass Menschen mit Behinderungen digitale und technische Angebote selbstständig nutzen können. Dazu gehören beispielsweise Inhalte, Bedienoberflächen, Informationen und Kommunikationswege.

Im digitalen Umfeld sind insbesondere Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr relevant. Gemeint sind Dienste, die über Websites, mobile Anwendungen oder vergleichbare digitale Wege erbracht werden und auf den Abschluss eines Verbrauchervertrags gerichtet sind. Typische Fälle sind:

• Online-Shops mit Bestell- und Bezahlfunktion
• Buchungsportale für Dienstleistungen
• Kundenportale, über die Verbraucher Verträge abschließen, ändern oder kündigen können
• digitale Vertriebsstrecken für kostenpflichtige SaaS-Angebote an Verbraucher
• Plattformen, auf denen Verbraucher digitale Leistungen buchen oder erwerben

Daneben erfasst das Gesetz bestimmte weitere Dienstleistungen, etwa im Personenverkehr, im Bankwesen, bei elektronischen Kommunikationsdiensten und bei E-Books. Auch bestimmte Produkte mit digitalen Bedienoberflächen können betroffen sein.

Für SaaS und Software ist daher nicht allein entscheidend, ob das Angebot browserbasiert, als App oder lokal installiert bereitgestellt wird. Maßgeblich ist vor allem, ob die konkrete Leistung in den gesetzlichen Anwendungsbereich fällt.

Wann SaaS und Kundenportale typischerweise erfasst sind

Eine SaaS-Lösung kann unter das BFSG fallen, wenn sie als Dienstleistung im elektronischen Geschäftsverkehr gegenüber Verbraucherinnen und Verbrauchern angeboten wird. Das gilt etwa, wenn du über eine Webanwendung ein digitales Abonnement direkt an Privatkunden vertreibst und diese dort den Vertrag abschließen, Zahlungsdaten verwalten oder Leistungen buchen.

Ein Kundenportal ist besonders prüfungsbedürftig. Es kann Teil der elektronischen Geschäftsverkehrsdienstleistung sein, wenn Verbraucher dort wesentliche Schritte des Vertragsverhältnisses erledigen. Dazu gehören beispielsweise:

• Registrierung und Identitätsprüfung
• Auswahl eines Tarifs oder Produkts
• Vertragsabschluss und Bestätigung
• Zahlung und Rechnungsabruf
• Vertragsänderung oder Kündigung
• Kommunikation zu einer gebuchten Leistung

Nicht jede reine Informationsseite fällt deshalb automatisch in den Anwendungsbereich. Sobald die Website oder App jedoch als tatsächliche Vertriebs- oder Vertragsstrecke dient, ist eine sorgfältige Prüfung erforderlich.

Auch Support-Funktionen können relevant werden. Ein Chatbot, ein Ticketsystem oder ein Hilfeportal ist nicht isoliert zu bewerten. Wenn die Funktion eng mit einer erfassten Verbraucherdienstleistung verbunden ist und für deren Nutzung erforderlich ist, sollte sie in das Barrierefreiheitskonzept einbezogen werden. Bei KI-gestützten Anwendungen kommen zusätzlich Transparenz- und Governance-Fragen hinzu. Dazu findest du in unserem Beitrag zur KI-Compliance nach dem EU AI Act eine praxisorientierte Einordnung.

Wann B2B-Software regelmäßig nicht unter das BFSG fällt

Reine B2B-Angebote sind grundsätzlich nicht allein deshalb erfasst, weil sie digital bereitgestellt werden. Verkauft ein Anbieter seine Projektmanagement-Software ausschließlich an Unternehmen oder Behörden und ist ein Verbrauchervertrag ausgeschlossen, liegt häufig kein elektronischer Geschäftsverkehr im Sinne des BFSG vor.

Das ist aber keine Freigabe für eine pauschale Einstufung als „nicht relevant“. Prüfe insbesondere diese Konstellationen:

• Das Produkt wird überwiegend an Unternehmen verkauft, kann aber auch von Privatpersonen gebucht werden.
• Die Website richtet sich sichtbar an Verbraucher, auch wenn einzelne Tarife für Geschäftskunden vorgesehen sind.
• Mitarbeitende von Kunden nutzen die Software zwar beruflich, der Vertrag wird aber von einer Privatperson abgeschlossen.
• Ein Marktplatz vermittelt Leistungen sowohl an Unternehmen als auch an Verbraucher.
• Ein Kundenportal dient nicht nur Bestandskunden, sondern ermöglicht auch neue Vertragsabschlüsse.

Für die Einordnung zählt die tatsächliche Ausgestaltung des Angebots. Allgemeine Hinweise wie „nur für gewerbliche Kunden“ helfen wenig, wenn Preisgestaltung, Bestellprozess und Ansprache erkennbar auch Verbraucher ansprechen.

Unabhängig vom BFSG kann Barrierefreiheit bei B2B-Software dennoch vertraglich, arbeitsrechtlich oder organisationsintern geboten sein. Unternehmen müssen Beschäftigten mit Behinderungen angemessene Nutzungsmöglichkeiten eröffnen. Außerdem verlangen öffentliche Auftraggeber bei vielen Beschaffungen Anforderungen aus dem öffentlichen Barrierefreiheitsrecht. Lies hierzu auch unseren Ratgeber Barrierefreie Software beschaffen: BITV 2.0 und EN 301 549 in der Ausschreibung.

Die Ausnahme für Kleinstunternehmen richtig verstehen

Das BFSG sieht für Kleinstunternehmen eine Ausnahme bei Dienstleistungen vor. Ein Kleinstunternehmen beschäftigt weniger als zehn Personen und unterschreitet bestimmte Schwellen beim Jahresumsatz oder bei der Jahresbilanzsumme. Diese Ausnahme betrifft jedoch nicht pauschal alle Pflichten und insbesondere nicht automatisch Produkte.

Für SaaS-Anbieter kann sie relevant sein, weil SaaS häufig als Dienstleistung angeboten wird. Dennoch solltest du dich nicht allein auf die Unternehmensgröße verlassen. Prüfe zunächst, ob dein Angebot überhaupt in den sachlichen Anwendungsbereich fällt. Dokumentiere anschließend nachvollziehbar, warum die Voraussetzungen der Ausnahme vorliegen.

Praktisch ist außerdem wichtig: Auch wenn ein Kleinstunternehmen gesetzlich ausgenommen ist, können Kunden Barrierefreiheit vertraglich verlangen. Das gilt besonders bei Ausschreibungen, Rahmenverträgen und Beschaffungen größerer Unternehmen. Wer die Anforderungen frühzeitig umsetzt, reduziert spätere Anpassungskosten und erleichtert Vertriebsgespräche.

Barrierefreiheit ist keine reine Designfrage

Barrierefreiheit betrifft nicht nur Kontraste, Schriftgrößen und sichtbare Schaltflächen. Eine rechtlich und technisch belastbare Umsetzung betrachtet die gesamte Nutzungskette. Dazu gehören insbesondere:

Prüfbereich	Typische Anforderungen
Bedienung	Funktionen müssen ohne Maus, etwa per Tastatur, erreichbar und bedienbar sein.
Inhalte	Überschriften, Formulare, Fehlermeldungen und Dokumente benötigen eine verständliche Struktur.
Wahrnehmbarkeit	Kontraste, skalierbare Darstellung und Alternativen für nicht sichtbare Inhalte sind erforderlich.
Formulare	Eingabefelder brauchen eindeutige Beschriftungen, Hinweise und nachvollziehbare Fehlermeldungen.
Medien	Videos, Audioinhalte und dynamische Elemente müssen zugänglich aufbereitet sein.
Assistenztechnik	Die Anwendung muss mit Screenreadern und weiteren Hilfstechnologien sinnvoll funktionieren.
Support	Hilfe, Vertragsinformationen und Kontaktwege müssen selbst barrierefrei erreichbar sein.

Als technischer Orientierungsrahmen spielt die europäische Norm EN 301 549 in vielen Projekten eine wichtige Rolle. Sie ersetzt aber keine Prüfung der konkreten gesetzlichen Anforderungen. Ebenso ist die Orientierung an WCAG-Kriterien sinnvoll, ohne dass eine bloße Selbstbescheinigung „WCAG-konform“ jede rechtliche Frage beantwortet.

So prüfst du den Anwendungsbereich in sechs Schritten

Eine belastbare BFSG-Prüfung lässt sich gut in den Produktfreigabe- oder Beschaffungsprozess integrieren:

1. Beschreibe die digitale Leistung konkret. Halte fest, welche Funktionen Website, App, SaaS-Anwendung und Kundenportal jeweils bieten.

2. Bestimme die Nutzergruppe. Unterscheide sauber zwischen Verbrauchern, Unternehmen, Behörden und internen Nutzern.

3. Prüfe den Vertriebsweg. Kann ein Verbraucher online einen Vertrag abschließen, ändern, verwalten oder kündigen?

4. Ordne Rollen zu. Kläre, wer Dienstleistungserbringer, Hersteller, Vertriebspartner oder technischer Unterauftragnehmer ist.

5. Bewerte Ausnahmen und Übergangsfälle. Bestehende Verträge und bereits genutzte Systeme können besonderen Übergangsregelungen unterliegen. Änderungen am Leistungsumfang solltest du gesondert bewerten.

6. Dokumentiere das Ergebnis. Halte Rechtsgrundlage, tatsächliche Ausgestaltung, Verantwortliche und Maßnahmen nachvollziehbar fest.

Bei bestehenden Verträgen genügt es nicht, auf ältere Vertragsdaten zu verweisen. Werden Portale grundlegend überarbeitet, neue Buchungsfunktionen ergänzt oder Verbraucherangebote ausgeweitet, sollte die Einordnung erneut erfolgen.

Barrierefreiheit vertraglich absichern

Wenn du SaaS einkaufst oder entwickeln lässt, gehört Barrierefreiheit in Leistungsbeschreibung, Vertrag und Abnahme. Allgemeine Formeln wie „Die Software ist barrierefrei“ sind zu unbestimmt. Sie schaffen weder klare Prüfmaßstäbe noch verlässliche Rechte bei Mängeln.

Regle stattdessen mindestens:

• den konkreten Anwendungsbereich und die relevanten Nutzergruppen
• technische Anforderungen, etwa anhand vereinbarter Kriterien und Normen
• die einzubeziehenden Komponenten wie Weboberfläche, mobile App, E-Mails, PDFs, Support und Schnittstellen
• Testverfahren, Testdaten und den Zeitpunkt der Prüfung
• die Pflicht zur Mängelbeseitigung einschließlich Fristen und Prioritäten
• Aktualisierungspflichten bei Releases, neuen Funktionen und Designänderungen
• Dokumentations- und Mitwirkungspflichten des Dienstleisters
• Rechte zur Zurückweisung bei wesentlichen Barrierefreiheitsmängeln

Bei Cloud-Diensten solltest du außerdem berücksichtigen, dass Accessibility-Anforderungen nicht an der Systemgrenze des SaaS-Anbieters enden. Identitätsdienste, Zahlungsanbieter, eingebettete Videos, Analysewerkzeuge und Support-Plattformen können die Nutzbarkeit wesentlich beeinflussen. Datenschutz und Barrierefreiheit müssen dabei gemeinsam geplant werden. Grundlagen zu Auftragsverarbeitern findest du in unserem Beitrag zum Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Welche Nachweise du von Dienstleistern verlangen solltest

Fordere keine pauschale Erklärung an, sondern belastbare Unterlagen. Je nach Projekt sind sinnvoll:

• eine Zuordnung der vereinbarten Anforderungen zu einzelnen Funktionen
• Prüfberichte aus manuellen und automatisierten Tests
• Angaben zu Testmethoden, eingesetzten Hilfstechnologien und getesteten Browsern
• eine Liste bekannter Einschränkungen mit konkretem Abhilfeplan
• Release-Dokumentationen zu barrierefreiheitsrelevanten Änderungen
• Ansprechpartner und geregelte Eskalationswege für gemeldete Mängel
• bei Bedarf eine barrierefreie Nutzungs- und Supportdokumentation

Automatisierte Tests sind hilfreich, erkennen aber nur einen Teil möglicher Probleme. Ob eine Tastaturbedienung logisch funktioniert, Fehlermeldungen verständlich sind oder ein Screenreaderprozess tatsächlich nutzbar ist, lässt sich nicht verlässlich allein automatisiert bewerten.

Für öffentliche Auftraggeber und Unternehmen mit formalisierten Beschaffungsprozessen empfiehlt sich, Nachweise bereits als Mindestinhalt der Angebotsunterlagen zu definieren. So vergleichst du Angebote auf derselben Grundlage und vermeidest späteren Streit über die geschuldete Qualität.

Jetzt Zuständigkeiten und Prozesse festlegen

Das BFSG ist kein Thema allein für Entwicklung oder Legal. Produktmanagement, UX, Vertrieb, Einkauf, Datenschutz, Informationssicherheit und Kundenservice müssen zusammenarbeiten. Besonders wirksam ist ein fester Freigabeprozess: Kein neuer Verbraucher-Checkout, kein Relaunch eines Kundenportals und kein wesentlicher Funktionsrelease ohne dokumentierte Barrierefreiheitsprüfung.

Bei uns behandeln wir die Verbindung von Vergabe, IT-Verträgen und Compliance anhand konkreter Beschaffungs- und Projektfälle. Passende Seminare und Termine findest du bei uns auf cmt.de.