Eignung prüfen und die EEE richtig nutzen

Ob ein Angebot den Zuschlag bekommen darf, entscheidet sich oft nicht am Preis, sondern an der Eignung. Fehler bei Eignungskriterien, Eigenerklärungen oder Nachforderungen führen schnell zu Nachprüfungsverfahren. In diesem Beitrag schauen wir uns an, wie du Eignung professionell prüfst und die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) sinnvoll einsetzt.

Rechtlicher Rahmen: Wo Eignung geregelt ist

Die Eignungsprüfung ist im Kern in folgenden Regelwerken verortet:

• §§ 122 bis 126 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
• §§ 42 bis 50 Vergabeverordnung (VgV)
• § 6a EU VOB/A für Bauvergaben
• § 35 UVgO für unterschwellige Vergaben (ohne EEE, aber mit ähnlicher Systematik)

Wichtig ist die Trennung zwischen:

• Eignung des Unternehmens
• Zuschlagskriterien für das Angebot

Eignung betrifft die Frage: Darf dieses Unternehmen den Auftrag überhaupt ausführen. Zuschlagskriterien betreffen: Wie gut ist dieses konkrete Angebot. Beides darfst du rechtlich nicht vermischen.

Eignungskriterien richtig formulieren

Eignungskriterien müssen nach § 122 GWB:

• mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen
• angemessen und verhältnismäßig sein
• transparent in den Vergabeunterlagen stehen

Typische Kategorien sind:

• Fachliche Eignung und Referenzen
• Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
• Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
• Zuverlässigkeit, insbesondere keine Ausschlussgründe

Praktische Hinweise zur Formulierung:

1. Konkrete, messbare Anforderungen Statt „ausreichende Erfahrung in ähnlichen Projekten“: „Mindestens zwei Referenzprojekte der letzten drei Jahre über die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in einer öffentlichen Verwaltung mit mindestens 200 Nutzenden.“

2. Keine versteckten Eignungsanforderungen Alles, was du zur Eignung brauchst, gehört in die Bekanntmachung und die Vergabeunterlagen. Anforderungen, die nur beiläufig in einer Leistungsbeschreibung auftauchen, sind angreifbar.

3. Angemessene Mindestanforderungen Zu hohe Hürden können den Wettbewerb unzulässig einschränken. Beispiel: Ein Mindestjahresumsatz, der das Drei- bis Fünffache des Auftragswerts übersteigt, ist oft nicht haltbar.

Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE): Zweck und Reichweite

Die EEE ist ein europaweit einheitliches Formular nach Art. 59 Richtlinie 2014/24/EU und § 50 VgV. Sie dient als vorläufiger Nachweis dafür, dass:

• keine Ausschlussgründe vorliegen
• die Eignungskriterien erfüllt sind
• gegebenenfalls auf die Kapazitäten anderer Unternehmen zurückgegriffen wird

Du kannst die EEE als Standard bei EU-weiten Verfahren vorsehen. Du musst die Verwendung zulassen, wenn ein Unternehmen sie anbietet, sofern du nicht ausnahmsweise vollständige Nachweise von Anfang an verlangst. Das ist aber nur in engen Grenzen zulässig, etwa bei sicherheitsrelevanten Aufträgen.

In vielen IT-Vergaben ist es sinnvoll, die EEE zu nutzen, um die Teilnahmehürde zu senken und den Aufwand für Unternehmen und Vergabestelle zu reduzieren.

Die EEE in der Praxis aus Sicht der Vergabestelle

Wichtig ist, dass du die EEE nicht als bloßes „Papier“, sondern als strukturierte Erklärung mit konkretem Prüfprogramm verstehst.

Typischer Ablauf:

1. In den Vergabeunterlagen festlegen, dass die EEE als vorläufiger Nachweis genügt.
2. Die Eignungskriterien und Ausschlussgründe so beschreiben, dass sie in der EEE abgebildet werden können.
3. Angebote mit EEE entgegennehmen und zunächst nur formal prüfen:

• Ist die EEE vollständig ausgefüllt?
• Sind die richtigen Lose/Auftragsgegenstände erfasst?
• Sind etwaige Eignungsleihe-Konstellationen angegeben?

4. Materielle Prüfung der EEE:

• Stimmen die Angaben mit den Anforderungen überein?
• Gibt es offensichtliche Widersprüche, etwa Umsatzangaben, die nicht plausibel sind?

Die eigentlichen Nachweise (Bescheinigungen, Referenzbestätigungen, BWA usw.) forderst du regelmäßig erst vom Bieter an, der den Zuschlag erhalten soll. Das ist der Kern der Entlastungsfunktion der EEE.

Ausschlussgründe: Was du zwingend prüfen musst

Ausschlussgründe sind in §§ 123 und 124 GWB geregelt. Man unterscheidet:

• Zwingende Ausschlussgründe nach § 123 GWB, z. B.
• bestimmte Straftaten wie Korruption oder Betrug
• terroristische Straftaten
• Fakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB, z. B.
• schwere Verfehlungen im Berufsleben
• erhebliche oder dauerhafte Mängel bei der Ausführung früherer Aufträge
• Verstoß gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen

In der EEE erklärt das Unternehmen, dass keine Ausschlussgründe vorliegen. Du musst die Angaben jedoch plausibilisieren, insbesondere wenn dir problematische Sachverhalte bekannt sind, etwa:

• frühere Vertragsstrafen oder Kündigungen
• Medienberichte zu Korruptionsfällen
• Hinweise anderer öffentlicher Auftraggeber

Bei Selbstreinigung nach § 125 GWB musst du sorgfältig prüfen, ob die vom Unternehmen dargestellten Maßnahmen ausreichend sind. Das ist oft eine anspruchsvolle Einzelfallentscheidung, bei der du deine Erwägungen gut dokumentieren solltest.

Nachforderung von Unterlagen: Was erlaubt ist und was nicht

Die Nachforderung von Unterlagen ist in § 56 VgV geregelt, für unterschwellige Vergaben in § 41 UVgO. Ziel ist, formale Mängel zu heilen, ohne den Wettbewerb zu verzerren.

Grundsätze:

• Nachforderung ist eine Kann-Entscheidung
• Du musst alle Bieter gleich behandeln
• Du darfst durch die Nachforderung kein neues Angebot ermöglichen

Typische Konstellationen:

• Unterschrift fehlt oder ist nicht eindeutig
• Eine Anlage zur EEE wurde vergessen
• Ein geforderter Nachweis (z. B. Handelsregisterauszug) ist nicht beigefügt

Problematisch ist die Nachforderung, wenn dadurch inhaltlich nachgebessert würde. Beispiele:

• Nachträgliche Benennung zusätzlicher Referenzen, wenn du eine bestimmte Mindestanzahl als Eignungsanforderung festgelegt hast
• Austausch eines Unterauftragnehmers, dessen Eignung fraglich ist, gegen einen anderen, der die Anforderungen besser erfüllt

Empfehlung aus der Praxis:

• In den Vergabeunterlagen klar ankündigen, ob und in welchem Rahmen du Unterlagen nachfordern wirst
• Ein strukturiertes Vorgehen festlegen, zum Beispiel:
• Einmalige Nachfrist
• Schriftliche, dokumentierte Aufforderung
• Klare Benennung, welche Unterlagen nachzureichen sind

Eignungsleihe: Kapazitäten anderer Unternehmen nutzen

Eignungsleihe bedeutet, dass sich ein Bieter auf die Kapazitäten anderer Unternehmen stützt, um Eignungsanforderungen zu erfüllen. Rechtsgrundlagen sind § 47 VgV und § 6d EU VOB/A.

Typische Fälle in IT-Vergaben:

• Ein Systemintegrator leiht sich spezielle Zertifizierungen eines Technologiepartners
• Ein mittelständischer IT-Dienstleister nutzt die Finanzkraft eines Konzernunternehmens
• Ein Konsortium verteilt Referenzen und Fachpersonal auf mehrere Beteiligte

Worauf du achten solltest:

1. Klare vertragliche Bindung Das Unternehmen, dessen Kapazitäten geliehen werden, muss eine Verpflichtungserklärung abgeben. Sie muss erkennen lassen, welche Leistungen es konkret erbringt oder welche Ressourcen zur Verfügung gestellt werden.

2. Tatsächliche Verfügbarkeit Reine „Papierleihe“ ist unzulässig. Die Kapazitäten müssen für die Vertragsdurchführung tatsächlich zur Verfügung stehen. Das ist besonders wichtig bei Schlüsselpersonal und spezialisierten Fachkräften.

3. Haftung und Steuerung Du solltest in den Vergabeunterlagen klar regeln, wer dein Vertragspartner ist und wie du die Leistung steuerst. Bei Bietergemeinschaften ist eine gesamtschuldnerische Haftung üblich.

In der EEE muss der Bieter die Unternehmen, auf deren Kapazitäten er sich stützt, angeben. Du darfst Nachweise auch direkt von diesen Unternehmen verlangen.

Typische Fehler und wie du sie vermeidest

In unserer täglichen Arbeit mit Vergabestellen sehen wir immer wieder ähnliche Problemfelder. Ein paar Beispiele:

• Vermischung von Eignungs- und Zuschlagskriterien Beispiel: „Zuschlagskriterium: Anzahl der Referenzprojekte“. Das ist in Wahrheit eine Eignungsanforderung. Besser: Mindestanzahl Referenzen als Eignung, Qualität der Projektbeschreibung als Zuschlagskriterium.

• Unklare oder überzogene Referenzanforderungen Beispiel: „Mindestens drei Referenzen aus Bundesbehörden“, obwohl der Markt solche Referenzen nur sehr begrenzt hergibt. Besser: Öffentliche Auftraggeber vergleichbarer Größe, auch auf Landes- oder Kommunalebene.

• Unvollständige oder widersprüchliche EEE Bieter kreuzen etwa an, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, verweisen aber gleichzeitig auf laufende Ermittlungsverfahren. Hier musst du nachhaken und dokumentieren.

• Nachforderung nur bei einem Bieter Wenn du Nachforderungen nutzt, musst du alle Bieter mit vergleichbaren Mängeln gleich behandeln. Sonst droht ein Verstoß gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz.

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Checkliste: Eignung und EEE systematisch prüfen

Zum Abschluss eine kompakte Checkliste für deine nächste Vergabe:

1. Planung

• Sind alle Eignungskriterien erforderlich und angemessen?
• Sind sie klar und messbar beschrieben?
• Sind die Kriterien in der Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen konsistent?

2. EEE-Einsatz

• Wird die EEE als vorläufiger Nachweis zugelassen oder verlangt?
• Sind alle Eignungsanforderungen in der EEE abbildbar?
• Ist geregelt, wann Originalnachweise vorzulegen sind?

3. Ausschlussgründe

• Sind zwingende und fakultative Ausschlussgründe korrekt und vollständig wiedergegeben?
• Gibt es bekannte Problemfälle, bei denen du genauer prüfen musst?
• Ist das Vorgehen bei Selbstreinigung und Dokumentation klar geregelt?

4. Nachforderung

• Ist in den Vergabeunterlagen geregelt, ob und wie du nachforderst?
• Ist ein einheitliches Vorgehen für alle Bieter vorgesehen?
• Wird klar zwischen formalen und inhaltlichen Mängeln unterschieden?

5. Eignungsleihe

• Sind Anforderungen und Grenzen der Eignungsleihe beschrieben?
• Werden Verpflichtungserklärungen systematisch verlangt und geprüft?
• Ist klar, wie die Verantwortung im Vertrag abgebildet wird?

Wenn du diese Punkte konsequent beachtest, reduzierst du das Risiko von Rügen und Nachprüfungsverfahren deutlich. Gleichzeitig sorgst du dafür, dass du die wirklich geeigneten IT-Dienstleister identifizierst und Vergabeverfahren rechtssicher und effizient durchführst.