Markterkundung vor der IT-Ausschreibung: Marktdialog rechtssicher führen

Du sollst eine KI-Lösung für die Bearbeitung eingehender Anträge beschaffen, aber der Markt verändert sich schneller als eure bisherige Leistungsbeschreibung. Drei Anbieter haben bereits Demos angeboten, die Fachabteilung möchte möglichst rasch mit ihnen sprechen, und der IT-Einkauf fragt nach realistischen Lizenzmodellen. Genau hier ist eine strukturierte Markterkundung sinnvoll. Sie hilft dir, Anforderungen, Kostenstrukturen und technische Möglichkeiten zu verstehen. Sie darf aber nicht dazu führen, dass einzelne Unternehmen ihr Wissen später in einen Vorsprung im Vergabeverfahren verwandeln.

Eine gute Markterkundung ist kein unverbindliches Vorgespräch. Sie ist ein vergaberechtlich relevanter Vorbereitungsschritt, den du mit derselben Sorgfalt planen und dokumentieren solltest wie das spätere Verfahren.

Infografik zu Markterkundung vor der IT-Ausschreibung: Marktdialog rechtssicher führen (KI-generiert).

Warum die Markterkundung bei IT-Beschaffungen so wichtig ist

Bei Standardbüromöbeln sind Produkte, Qualitätsmerkmale und Marktpreise oft gut vergleichbar. Bei Cloud-Diensten, Individualsoftware oder KI-Anwendungen ist das anders. Anbieter unterscheiden sich etwa bei Betriebsmodellen, Lizenzmetriken, Schnittstellen, Sicherheitsarchitekturen, Supportleistungen und Möglichkeiten zur Datenportabilität.

Ohne Marktkenntnis entstehen schnell zwei typische Probleme:

• Die Leistungsbeschreibung ist zu eng und beschreibt faktisch ein bestimmtes Produkt oder die Architektur eines bekannten Anbieters.
• Die Leistungsbeschreibung ist zu unbestimmt, sodass Angebote nicht vergleichbar sind oder wichtige Leistungen erst nach Zuschlag sichtbar werden.

Die Markterkundung schließt diese Informationslücke. Du kannst herausfinden, welche Lösungen verfügbar sind, welche Anforderungen technisch realistisch sind und welche Vertragsmodelle der Markt anbietet. Gerade bei KI-Systemen kann es wichtig sein zu klären, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden, welche Modelle eingesetzt werden, wie Ausgaben kontrolliert werden und welche Nachweise ein Anbieter zur Sicherheit und Transparenz liefern kann.

Bei Cloud-Beschaffungen gehören Fragen zu Rechenzentrumsstandorten, Mandantentrennung, Verschlüsselung, Unterauftragnehmern, Supportzeiten, Verfügbarkeit und Exit-Szenarien regelmäßig auf die Agenda. Entscheidend ist: Du fragst nach Marktinformationen, nicht nach einem fertigen Angebot für euren konkreten Auftrag.

Der rechtliche Rahmen: Vorbereitung ja, Vorfestlegung nein

Für Vergaben im Anwendungsbereich der Vergabeverordnung erlaubt § 28 VgV eine Markterkundung zur Vorbereitung der Vergabe und zur Unterrichtung der Unternehmen über die geplante Auftragsvergabe. Auch im Unterschwellenbereich enthält die UVgO Regelungen zur Markterkundung. Welche Vorschriften im Einzelfall gelten, hängt von Auftrag, Schwellenwert, Auftraggeber und anwendbarer Vergabeordnung ab.

Der zentrale Maßstab bleibt immer derselbe: Wettbewerb, Transparenz und Gleichbehandlung dürfen nicht beeinträchtigt werden. Die Markterkundung darf daher nicht zu einer verdeckten Vorentscheidung für einen Anbieter werden.

Besonders wichtig ist § 7 VgV. Hat ein Unternehmen den öffentlichen Auftraggeber beraten oder auf andere Weise an der Vorbereitung mitgewirkt, musst du geeignete Maßnahmen treffen, damit daraus kein Wettbewerbsvorteil entsteht. Ein Ausschluss dieses Unternehmens ist nicht automatisch erforderlich. Er kommt erst in Betracht, wenn sich die Wettbewerbsverzerrung nicht mit milderen Mitteln beseitigen lässt.

Solche milderen Mittel können sein:

• Relevante Informationen aus der Vorbereitung werden allen interessierten Unternehmen zugänglich gemacht.
• Die Vergabeunterlagen enthalten keine Anforderungen, die nur aus der Zusammenarbeit mit einem einzelnen Unternehmen verständlich sind.
• Die Angebotsfrist ist so bemessen, dass auch Unternehmen ohne Vorwissen ein tragfähiges Angebot erstellen können.
• Erkenntnisse aus Gesprächen werden sachlich abstrahiert und in die Leistungsbeschreibung oder ergänzende Unterlagen überführt.

Markterkundung und Vergabeverfahren sauber trennen

Die Grenze ist in der Praxis nicht immer offensichtlich. Eine Markterkundung kann Gespräche, Workshops, Fragebögen, Produktvorstellungen, Branchenrecherchen und die Auswertung öffentlich verfügbarer Informationen umfassen. Sie findet vor der Einleitung des eigentlichen Vergabeverfahrens statt.

Im Vergabeverfahren selbst forderst du verbindliche Angebote an, bewertest sie anhand vorher festgelegter Kriterien und triffst eine Zuschlagsentscheidung. Diese Schritte gehören nicht in die Markterkundung.

Achte deshalb auf Sprache, Unterlagen und Gesprächsführung. Formuliere klar, dass die Kontaktaufnahme ausschließlich der Marktinformation dient, keine Ausschreibung darstellt und keine Verpflichtung zur späteren Beauftragung begründet. Bitte nicht um verbindliche Preise, verbindliche Projektpläne oder rechtlich belastbare Vertragsangebote.

Du darfst jedoch nach üblichen Preismodellen, Bandbreiten von Kostenfaktoren und lizenzrelevanten Mengentreibern fragen. Bei einer Softwarebeschaffung kann das zum Beispiel die Frage sein, ob Kosten pro Nutzerkonto, pro Transaktion, pro Mandant, nach Rechenleistung oder nach Funktionsumfang entstehen. Damit gewinnst du eine Grundlage für die Kostenschätzung und für eine passende Abrechnungslogik in den Vergabeunterlagen.

So planst du den Marktdialog in fünf Schritten

Eine rechtssichere Markterkundung beginnt nicht mit dem ersten Anbietertermin, sondern mit einem internen Plan. Lege zunächst fest, welche Entscheidungen du vorbereiten musst und welche Informationen dafür fehlen.

Schritt	Ziel	Dokumentation
Bedarf klären	Fachliche, technische und rechtliche Ausgangslage beschreiben	Bedarfsvermerk
Marktfragebogen erstellen	Einheitliche Informationen von Unternehmen einholen	Fragenkatalog
Teilnehmerkreis festlegen	Marktbreite sicherstellen und Auswahl begründen	Recherche und Auswahlvermerk
Gespräche durchführen	Antworten nachvollziehbar erfassen	Gesprächsprotokolle
Erkenntnisse überführen	Neutrale Anforderungen für die Ausschreibung ableiten	Auswertungs- und Vergabevermerk

1. Bedarf vor der Anbieteransprache beschreiben

Halte fest, welches Problem gelöst werden soll. Beschreibe zunächst den gewünschten Zweck, nicht die vermeintlich passende Technik. Statt eine bestimmte KI-Plattform zu nennen, kannst du beispielsweise festhalten, dass eingehende Dokumente klassifiziert, relevante Inhalte extrahiert und Ergebnisse durch Beschäftigte geprüft werden sollen.

Ergänze Rahmenbedingungen, die bereits feststehen. Dazu können vorhandene Fachverfahren, Schnittstellen, Sicherheitsvorgaben, Rollenmodelle, Betriebszeiten und Anforderungen an die Datenverarbeitung gehören. So verhinderst du, dass Anbieter im Gespräch den Bedarf erst definieren und damit die spätere Beschaffung in ihre Richtung lenken.

2. Einheitliche Fragen stellen

Nutze einen schriftlichen Fragenkatalog. Er schafft Vergleichbarkeit und reduziert das Risiko, dass ein Anbieter durch besonders intensive Einzelgespräche einen Wissensvorsprung erhält.

Sinnvolle Fragen für eine IT-Markterkundung sind etwa:

• Welche Betriebsmodelle sind verfügbar, etwa Cloud, On-Premises oder hybride Bereitstellung?
• Welche Schnittstellen und Datenformate werden standardmäßig unterstützt?
• Welche Leistungen gehören zum Standardbetrieb und welche sind Zusatzleistungen?
• Wie werden Updates, Sicherheitsvorfälle und Störungen behandelt?
• Welche Möglichkeiten bestehen für Datenexport, Migration und Vertragsende?
• Welche Nachweise können zu Informationssicherheit, Datenschutz und Unterauftragnehmern erbracht werden?
• Welche Voraussetzungen und Grenzen bestehen beim Einsatz von KI-Funktionen?
• Welche typischen Lizenzmodelle und Kostenparameter gibt es?

Frage nicht danach, wie ein bestimmter Anbieter eure spätere Ausschreibung formulieren würde. Auch detaillierte Lösungskonzepte für euren konkreten Einzelfall können problematisch sein, wenn du sie später ohne Ausgleichsmaßnahmen verwertest.

3. Den Markt nicht künstlich verengen

Eine öffentliche Aufforderung zur Teilnahme an einer Markterkundung ist nicht stets zwingend, kann aber bei komplexen oder wirtschaftlich bedeutsamen Vorhaben sinnvoll sein. Sie zeigt, dass du Informationen nicht nur bei bekannten Unternehmen eingeholt hast.

Wenn du gezielt Unternehmen ansprichst, dokumentiere die Auswahl. Mögliche sachliche Gründe sind Marktpräsenz, nachweisbare Erfahrung mit der benötigten Technologie, unterschiedliche Betriebsmodelle oder die Abdeckung verschiedener Unternehmensgrößen. Wichtig ist, dass du nicht nur den bisherigen Vertragspartner oder einen bereits intern favorisierten Hersteller kontaktierst.

Nutze zusätzlich unabhängige Quellen, etwa Fachpublikationen, Standardisierungsunterlagen, Architekturleitfäden und öffentlich zugängliche Produktinformationen. Je breiter deine Erkenntnisbasis ist, desto besser kannst du später begründen, warum Anforderungen erforderlich und verhältnismäßig sind.

4. Gespräche fair und nachvollziehbar führen

Bei Produktdemos ist Vorsicht geboten. Eine überzeugende Präsentation kann fachlich wertvoll sein, darf aber nicht zur inoffiziellen Angebotswertung werden. Vereinbare deshalb vorab Themen, Zeitrahmen und Ziel des Termins. Stelle allen Gesprächspartnern im Kern dieselben Fragen.

Führe ein sachliches Protokoll. Es sollte mindestens enthalten:

• Datum, Teilnehmende und Rollen
• Anlass und Ziel des Gesprächs
• vorab übermittelte Fragen
• wesentliche Antworten und übergebene Unterlagen
• Hinweise auf vertrauliche Informationen
• Erkenntnisse, die für die spätere Vergabe relevant sein können

Trenne dabei Fakten von internen Bewertungen. Notiere nicht nur, dass eine Lösung besonders überzeugend wirkte. Halte fest, welche konkrete Funktion oder welches Betriebsmerkmal beobachtet wurde und warum es für euren Bedarf relevant sein könnte.

Erkenntnisse neutral in die Ausschreibung überführen

Der entscheidende Moment kommt nach dem Marktdialog. Jetzt musst du aus einzelnen Anbieterinformationen vergabeneutrale Anforderungen machen. Übernimm keine Formulierungen aus Präsentationen oder technischen Konzepten, wenn sie faktisch nur eine konkrete Lösung beschreiben.

Prüfe bei jeder Anforderung:

• Welches fachliche oder technische Bedürfnis erfüllt sie?
• Ist sie für die Auftragsausführung erforderlich?
• Können mehrere marktübliche Lösungen sie erfüllen?
• Ist sie verständlich, überprüfbar und verhältnismäßig?
• Muss eine gleichwertige Lösung zugelassen werden?

Bei Cloud-Diensten kann zum Beispiel ein nachvollziehbares Exit-Konzept erforderlich sein. Die Anforderung sollte dann den gewünschten Zweck beschreiben, etwa den vollständigen Export bestimmter Daten in dokumentierten Formaten innerhalb einer angemessenen Frist. Sie sollte nicht ohne sachlichen Grund die proprietäre Exportfunktion eines einzelnen Dienstes verlangen.

Bei KI-Anwendungen solltest du Funktionen und Kontrollmöglichkeiten beschreiben, nicht den Namen eines bestimmten Modells. Relevant können Anforderungen an Berechtigungen, Protokollierung, menschliche Prüfung, Umgang mit Eingabedaten und Nachweise zur technischen Sicherheit sein. Welche Anforderungen notwendig sind, ergibt sich aus eurem konkreten Einsatzszenario und der Risikobewertung.

Diese Unterlagen gehören in deine Vergabeakte

Die Vergabeakte muss erkennen lassen, warum du eine Markterkundung durchgeführt hast, wie sie ablief und wie du mögliche Vorteile einzelner Unternehmen ausgeglichen hast. Bewahre daher insbesondere den Bedarfsvermerk, die Marktanalyse, den Fragenkatalog, Einladungen, Antworten, Gesprächsprotokolle und die Auswertung auf.

Dokumentiere außerdem ausdrücklich:

• welche Informationen aus dem Marktdialog in die Vergabeunterlagen eingeflossen sind
• ob und wie diese Informationen allen Unternehmen verfügbar gemacht werden
• welche vertraulichen Angaben nicht offengelegt werden können
• welche Maßnahmen du zur Sicherung der Gleichbehandlung getroffen hast
• warum eine Beteiligung vorbereitender Unternehmen am Verfahren möglich bleibt oder weshalb sie ausnahmsweise ausgeschlossen werden müssen

Vertrauliche Geschäftsgeheimnisse eines Unternehmens darfst du nicht einfach veröffentlichen. Du musst relevante Erkenntnisse jedoch so aufbereiten, dass kein Informationsvorsprung bleibt. Häufig gelingt das durch eine abstrakte Beschreibung der Anforderung, eine anonymisierte Zusammenfassung oder ergänzende Erläuterungen in den Vergabeunterlagen.

Eine sorgfältige Markterkundung spart später Zeit, Nachfragen und Korrekturen. Sie macht deine Leistungsbeschreibung belastbarer und hilft dir, echte Vergleichbarkeit zwischen Angeboten herzustellen. Passende Seminare und Termine findest du bei uns auf cmt.de.