EVB-IT Digital für agile IT-Projekte: Wann der Vertrag passt und worauf Auftraggeber achten müssen

Das Fachverfahren soll neu entwickelt werden, die Anforderungen stehen noch nicht vollständig fest und der Dienstleister soll mit deinem Team in kurzen Entwicklungszyklen arbeiten. Genau in dieser Situation reicht es nicht, einen klassischen Werkvertrag mit einer groben Leistungsbeschreibung zu unterschreiben. Du brauchst einen Vertragsrahmen, der Veränderungen zulässt, Verantwortlichkeiten verteilt und trotzdem verbindliche Ergebnisse absichert. Dafür ist EVB-IT Digital geschaffen.

EVB-IT Digital ist eine aktuelle Vertragsgrundlage für komplexe Digitalisierungsvorhaben der öffentlichen Hand. Der Vertrag richtet sich insbesondere an Projekte, in denen individuelle Software entwickelt, bestehende Anwendungen modernisiert oder mehrere fachliche, technische und organisatorische Leistungen zusammengeführt werden. Agiles Arbeiten kann dabei ein zentraler Bestandteil sein, ist aber kein Selbstzweck. Entscheidend ist, dass Auftraggeber und Auftragnehmer ein gemeinsames Verständnis über Ziele, Rollen, Entscheidungen, Qualität und Vergütung schaffen.

Infografik zu EVB-IT Digital für agile IT-Projekte: Wann der Vertrag passt und worauf Auftraggeber achten müssen (KI-generiert).

Wann EVB-IT Digital für dein Vorhaben passt

EVB-IT Digital kommt vor allem dann in Betracht, wenn du kein abschließend spezifiziertes Standardprodukt beschaffst. Typische Vorhaben sind:

• Entwicklung oder Weiterentwicklung individueller Fachanwendungen
• Digitalisierung und Neugestaltung von Verwaltungsprozessen
• Ablösung gewachsener Altsysteme
• Aufbau digitaler Plattformen mit mehreren Schnittstellen
• Entwicklung von Portalen, Online-Diensten oder mobilen Anwendungen
• Projekte mit schrittweiser Konkretisierung der fachlichen Anforderungen
• Vorhaben, bei denen der Auftragnehmer Beratungs-, Konzeptions-, Entwicklungs-, Integrations- und Unterstützungsleistungen erbringt

Der Vertrag eignet sich besonders, wenn sich Anforderungen im Projektverlauf fachlich weiterentwickeln können. Das ist etwa der Fall, wenn Nutzertests neue Erkenntnisse liefern, Rechtsänderungen berücksichtigt werden müssen oder erst bei der technischen Umsetzung sichtbar wird, welche Schnittstellen und Datenqualitäten tatsächlich vorhanden sind.

Agil bedeutet allerdings nicht, dass Ziel und Leistungsumfang völlig offenbleiben dürfen. Auch bei einer iterativen Umsetzung musst du vor Vertragsschluss ausreichend bestimmen, was beschafft wird. Dazu gehören mindestens der fachliche Projektgegenstand, die erwarteten Ergebnisse, die technischen Rahmenbedingungen, die Rollen der Beteiligten sowie ein belastbarer finanzieller und zeitlicher Rahmen.

Für die vergaberechtliche Grundlage ist eine sorgfältige Vorbereitung unverzichtbar. Wie du Anforderungen strukturiert, nachvollziehbar und herstellerneutral formulierst, erläutern wir auch in unserem Beitrag zur Leistungsbeschreibung als Herz der Ausschreibung.

Abgrenzung zu EVB-IT System und EVB-IT Cloud

Die EVB-IT-Vertragswerke sind keine austauschbaren Muster. Welcher Vertrag passt, hängt von Beschaffungsgegenstand, Risikoverteilung und Projektmethode ab. Einen grundsätzlichen Überblick über die Vertragsfamilie findest du in unserem Ratgeber EVB-IT verstehen: die Verträge im Überblick.

Vertragswerk	Typischer Schwerpunkt	Wann es regelmäßig passt
EVB-IT Digital	Komplexe Digitalvorhaben, individuelle Entwicklung, agile oder hybride Zusammenarbeit	Wenn Ziele und Rahmen feststehen, Details aber iterativ erarbeitet werden
EVB-IT System	Beschaffung eines funktionsfähigen IT-Systems mit Integrationsverantwortung	Wenn ein klar umrissenes Gesamtsystem geschuldet ist und die Abnahme des Systems im Mittelpunkt steht
EVB-IT Cloud	Bereitstellung von Cloud-Leistungen, gegebenenfalls mit ergänzenden Services	Wenn du standardisierte oder skalierbare Cloud-Services beschaffst

EVB-IT System bleibt passend, wenn ein Auftragnehmer ein vollständig funktionsfähiges System liefern und integrieren soll. Dort steht typischerweise ein klar bestimmbarer Systemerfolg im Vordergrund. Das Vertragswerk kann auch bei anspruchsvollen Projekten sinnvoll sein, wenn die Leistungsbeschreibung weitgehend abschließend erstellt werden kann. Für diese Konstellation haben wir die Besonderheiten des EVB-IT Systemvertrags eingeordnet.

EVB-IT Cloud ist dagegen auf Cloud-Leistungen zugeschnitten. Im Zentrum stehen etwa Bereitstellung, Servicequalität, Verfügbarkeit, Datenschutz, Informationssicherheit und der Umgang mit Daten bei Vertragsende. Entwickelst du auf einer Cloud-Plattform individuelle Funktionen, kann eine Kombination verschiedener Leistungsbestandteile erforderlich sein. Dann musst du sauber trennen, welche Regeln für die Cloud-Basis und welche für die Entwicklungsleistung gelten. Mehr dazu liest du in unserem Beitrag zu EVB-IT Cloud.

Wähle nicht allein nach der Bezeichnung des Projekts. Ein Vorhaben namens „Digitalisierungsoffensive“ kann rechtlich ein Cloud-Bezug, ein Systemvertrag oder ein Entwicklungsprojekt sein. Maßgeblich ist, welche Leistung tatsächlich geschuldet wird und wie konkret sie bei Vertragsschluss beschreibbar ist.

Leistungszuschnitt: Ziele verbindlich machen, Details steuerbar halten

Der größte Fehler bei agilen Projekten ist eine Leistungsbeschreibung, die nur Schlagworte enthält: „nutzerzentriert“, „modern“, „agil“ oder „MVP“. Solche Begriffe sind keine prüfbaren Leistungspflichten. Sie helfen weder bei der Angebotswertung noch bei Streit über Qualität, Vergütung oder Abnahme.

Lege daher zunächst fest, welche Ergebnisse nicht verhandelbar sind. Dazu können gehören:

• fachliche Kernprozesse und priorisierte Nutzergruppen
• verbindliche Schnittstellen und einzuhaltende Standards
• Datenschutz- und Informationssicherheitsanforderungen
• Betriebsumgebung, Architekturvorgaben und Dokumentation
• Anforderungen an Barrierefreiheit
• Schulungen, Migration und Übergabe in den Betrieb
• Rechte an Quellcode, Dokumentation und Arbeitsergebnissen
• Zeitpunkte für wesentliche Meilensteine und Projektentscheidungen

Daneben brauchst du einen Bereich, der im Projekt konkretisiert werden darf. Das können etwa Detailanforderungen einzelner Fachmodule, die Reihenfolge von Funktionen oder die konkrete Gestaltung von Oberflächen sein. Wichtig ist eine Priorisierung: Was ist zwingend erforderlich, was ist wichtig und was wird nur umgesetzt, wenn Budget und Zeit dies zulassen?

Produktvision, Product Backlog und einzelne User Stories können wertvolle Arbeitsmittel sein. Sie ersetzen aber nicht die vergaberechtsfeste Leistungsbeschreibung. Die Vergabeunterlagen müssen allen Bietern eine vergleichbare Kalkulationsgrundlage geben. Wenn du den Gegenstand zu offen lässt, drohen nicht nur Preisrisiken, sondern auch Probleme bei Transparenz und Gleichbehandlung.

Iterative Zusammenarbeit braucht klare Entscheidungswege

Agile Zusammenarbeit funktioniert nur, wenn Entscheidungen zeitnah und mit ausreichender Fachkompetenz getroffen werden. Bestimme deshalb auf Auftraggeberseite eine verantwortliche Person oder Rolle, die Anforderungen priorisieren und fachliche Fragen verbindlich entscheiden kann. Diese Rolle braucht reale Entscheidungsbefugnisse. Ein Product Owner ohne Zugang zu den Fachbereichen oder ohne Rückhalt der Leitungsebene wird zum Flaschenhals.

Regle außerdem, wie die Zusammenarbeit praktisch abläuft. Sinnvoll sind eindeutige Festlegungen zu:

• Sprint- oder Iterationsrhythmus
• Planung, Review und Retrospektive
• Teilnahme- und Mitwirkungspflichten des Auftraggebers
• Dokumentation von Entscheidungen und Anforderungen
• Umgang mit Hindernissen und Abhängigkeiten
• Eskalationsstufen bei Konflikten
• Berichtsformaten zu Fortschritt, Risiken, Budget und Qualität

Gerade die Mitwirkungspflichten werden oft unterschätzt. Stellt der Auftraggeber Testdaten, Ansprechpartner, Zugänge oder fachliche Entscheidungen zu spät bereit, gerät auch ein leistungsfähiger Dienstleister in Verzug. Benenne deshalb die benötigten Mitwirkungen, Zuständigkeiten und Reaktionszeiten konkret.

Änderungen müssen ebenfalls kontrolliert werden. Agilität bedeutet nicht, dass neue Wünsche ohne Folgen in den Leistungsumfang aufgenommen werden. Prüfe bei jeder größeren Änderung mindestens:

1. Ist die Änderung noch vom ausgeschriebenen Leistungsgegenstand gedeckt?
2. Welche Auswirkungen hat sie auf Prioritäten, Architektur und Qualität?
3. Welche Folgen entstehen für Aufwand, Budget und Terminplanung?
4. Muss eine formelle Änderungsentscheidung dokumentiert werden?
5. Handelt es sich vergaberechtlich um eine zulässige Vertragsänderung?

Die letzte Frage ist besonders wichtig. Auch während eines agilen Projekts gilt das Vergaberecht fort. Unser Ratgeber zu Auftragsänderungen nach § 132 GWB zeigt, wann Anpassungen kritisch werden können.

Abnahme: Nicht auf das Projektende verschieben

Bei klassischen Werkverträgen wird häufig erst am Ende abgenommen. Bei langen Digitalprojekten ist das riskant. Fehler werden spät sichtbar, Teilprodukte bleiben unverbindlich und die Abnahme wird zu einem Großereignis mit hohem Konfliktpotenzial.

Plane deshalb frühzeitig, welche Ergebnisse zu welchen Zeitpunkten überprüft werden. Das können etwa technische Grundlagen, Schnittstellen, funktionsfähige Module, Migrationsleistungen oder Dokumentationen sein. Für jedes Ergebnis sollte erkennbar sein:

• Welche Anforderungen sind erfüllt?
• Welche Prüfkriterien gelten?
• Welche Tests führt der Auftragnehmer durch?
• Welche Tests oder Freigaben übernimmt der Auftraggeber?
• Wie werden Mängel dokumentiert und nachgebessert?
• Welche Rechtsfolgen hat eine Teilabnahme oder Freigabe?

Eine Sprint-Review ist nicht automatisch eine rechtliche Abnahme. Im Review wird fachlich bewertet, was entwickelt wurde. Die Abnahme entscheidet dagegen darüber, ob eine geschuldete Leistung vertragsgemäß erbracht ist und welche Folgen sich daraus ergeben. Halte diese Ebenen getrennt, auch wenn sie zeitlich miteinander verbunden werden können.

Definiere außerdem, wie mit Restarbeiten umgegangen wird. Kleinere Mängel dürfen nicht dazu führen, dass jede Abnahme scheitert. Umgekehrt darf eine bloße Liste offener Punkte nicht verdecken, dass eine zentrale Funktion noch fehlt. Entscheidend sind nachvollziehbare Kriterien für wesentliche und unwesentliche Mängel.

Vergütung: Transparenz vor vermeintlicher Flexibilität

Für agile Leistungen wird häufig eine Vergütung nach Aufwand erwogen. Das kann angemessen sein, weil der genaue Entwicklungsaufwand zu Beginn nicht vollständig feststeht. Ohne Steuerung führt es jedoch schnell zu Budgetüberschreitungen und Konflikten über Leistungsfortschritt.

Lege daher fest, nach welchem Modell vergütet wird und wie du die Wirtschaftlichkeit kontrollierst. Je nach Projekt können etwa vereinbarte Preise für Rollen und Zeitaufwand, Budgets für Projektphasen, Obergrenzen oder feste Vergütungen für klar definierte Ergebnisse in Betracht kommen. Oft ist eine Kombination sinnvoll: Aufwand für die laufende Entwicklung, feste Preise für eindeutig beschreibbare Leistungen wie Migration, Schulung oder bestimmte Dokumentationen.

Achte insbesondere auf diese Punkte:

• Rollen, Qualifikationen und Abrechnungssätze eindeutig festlegen
• Zeiterfassung und Leistungsnachweise prüfbar gestalten
• Budgetverbrauch regelmäßig berichten lassen
• Freigaben für zusätzliche Aufwände vorsehen
• Reisekosten, Werkzeuge und Lizenzen eindeutig behandeln
• Vergütung an überprüfbare Liefergegenstände und Fortschritte koppeln
• Regelungen für Projektabbruch, Übergabe und Restleistungen treffen

Eine Budgetobergrenze ist nur wirksam steuernd, wenn klar ist, was bei ihrer Ausschöpfung geschieht. Muss der Auftragnehmer dann Leistungen einstellen, werden Inhalte neu priorisiert oder ist eine gesonderte Beauftragung erforderlich? Diese Frage gehört in den Vertrag und nicht erst in die Krisensitzung.

Vertragsprüfung vor der Veröffentlichung

Prüfe vor Start des Vergabeverfahrens nicht nur die Vertragsvorlage, sondern das Zusammenspiel aller Unterlagen. Leistungsbeschreibung, Bewertungsmatrix, Preisblatt, Projektorganisation und Vertragsregelungen müssen dasselbe Projekt abbilden.

Nutze vor Veröffentlichung diese kurze Checkliste:

• Ist der Beschaffungsgegenstand für alle Bieter ausreichend klar?
• Sind feste Ziele, variable Inhalte und Prioritäten erkennbar getrennt?
• Passen Eignungs- und Zuschlagskriterien zum tatsächlichen Projekt?
• Sind Mitwirkungs-, Entscheidungs- und Eskalationswege geregelt?
• Gibt es objektive Kriterien für Tests, Abnahmen und Mängel?
• Ist die Vergütung kalkulierbar und zugleich budgetseitig steuerbar?
• Sind Rechte an Arbeitsergebnissen, Datenschutz und Informationssicherheit vollständig berücksichtigt?
• Ist der Umgang mit Änderungen vergabe- und vertragsrechtlich abgesichert?

EVB-IT Digital nimmt dir diese Arbeit nicht ab. Der Vertrag gibt einen belastbaren Rahmen, aber die Qualität deines Projekts entscheidet sich in den Anlagen, Rollen und konkreten Vereinbarungen. Wenn du diese Punkte vor der Ausschreibung sauber aufsetzt, schaffst du die Grundlage für eine agile Zusammenarbeit, die fachlich beweglich und rechtlich kontrollierbar bleibt.

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