Schwellenwerte und Auftragswert richtig bestimmen

Ob eine Ausschreibung „ober-“ oder „unterschwellig“ läuft, entscheidet sich an einer Zahl: dem geschätzten Auftragswert. Wenn du hier falsch liegst, riskierst du ein komplett falsches Verfahren, Nachprüfungsverfahren und vergaberechtliche Schadensersatzansprüche. Die gute Nachricht: Viele Fehler lassen sich vermeiden, wenn du die Logik von § 3 VgV und den EU-Schwellenwerten klar im Blick hast.

EU-Schwellenwerte: was überhaupt „oberschwellig“ macht

Oberschwellig wird ein Auftrag, wenn der geschätzte Auftragswert den jeweils geltenden EU-Schwellenwert erreicht oder übersteigt. Die Schwellenwerte werden alle zwei Jahre durch EU-Verordnung angepasst. Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Einleitung des Vergabeverfahrens.

Typische Schwellenwerte (Stand 2024/2025, gerundet, ohne Anspruch auf Vollständigkeit):

• Liefer- und Dienstleistungsaufträge klassischer öffentlicher Auftraggeber: etwa 215.000 Euro
• Liefer- und Dienstleistungsaufträge oberster und oberster Bundesbehörden: etwa 140.000 Euro
• Bauaufträge: etwa 5,3 Mio. Euro
• Sektorenauftraggeber und Konzessionsvergaben haben abweichende Werte

Die jeweils aktuellen Werte findest du zum Beispiel beim BMWK oder im EU-Amtsblatt, verlinkt etwa über das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz.

Alles, was unter dem jeweiligen Schwellenwert liegt, ist „unterschwellig“. Dann gelten in der Regel UVgO oder VOB/A Abschnitt 1 (bzw. landesrechtliche Regelungen), nicht die VgV.

Wichtig: Für die Frage „ober- oder unterschwellig“ zählt ausschließlich der geschätzte Gesamtauftragswert. Nicht der Haushaltsansatz, nicht der Angebotspreis und nicht das, was dir politisch „passend“ erscheint.

Auftragswertschätzung nach § 3 VgV: Grundprinzipien

§ 3 VgV enthält die zentrale Regel zur Schätzung des Auftragswerts. Einige Kernpunkte musst du immer beachten:

• Es ist der Gesamtwert des vorgesehenen Auftrags zu schätzen, inklusive aller Optionen und Vertragsverlängerungen.
• Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Einleitung des Vergabeverfahrens.
• Du darfst den Auftrag nicht aufteilen, um Schwellenwerte zu umgehen.
• Es zählt der geschätzte Netto-Wert (ohne Umsatzsteuer).

Was gehört alles in den Auftragswert?

Typischerweise einzubeziehen sind:

• Grundvergütung, Pauschalen, wiederkehrende Zahlungen
• Optionen auf Mehrmengen oder zusätzliche Leistungen
• Verlängerungsoptionen (z. B. 2 Jahre plus zweimal 1 Jahr)
• Wartung, Support, Schulungen, Customizing, wenn sie Bestandteil des Beschaffungsvorhabens sind
• Einmalkosten wie Implementierung, Migration, Datenübernahme

Was du nicht berücksichtigen musst:

• Umsatzsteuer
• Interne Personalkosten der Vergabestelle
• Völlig eigenständige, nicht zusammenhängende Projekte

Die Schätzung darf pauschal sein, sie muss aber nachvollziehbar und dokumentiert sein. Eine ansatzweise marktorientierte Herleitung reicht meist: Angebote aus früheren Vergaben, Preisinformationen von Herstellern, Rahmenvertragskonditionen, unverbindliche Preisanfragen.

Typische Konstellationen nach § 3 VgV

§ 3 VgV unterscheidet verschiedene Fälle, je nach Art des Auftrags.

Liefer- und Dienstleistungsaufträge mit fester Laufzeit

Bei Verträgen mit fester Laufzeit bis zu 48 Monaten:

• Du rechnest die Gesamtvergütung über die gesamte Laufzeit zusammen, inklusive Optionen.

Beispiel: IT-Wartungsvertrag 4 Jahre, 60.000 Euro pro Jahr, plus Option auf 2 weitere Jahre.

• 4 Jahre fest: 4 × 60.000 = 240.000 Euro
• Option 2 Jahre: 2 × 60.000 = 120.000 Euro
• Geschätzter Auftragswert: 360.000 Euro, oberschwellig für klassische Liefer- und Dienstleistungen.

Die Option ist einzubeziehen, auch wenn du unsicher bist, ob du sie tatsächlich ziehen wirst.

Unbefristete oder langfristige Verträge

Bei unbefristeten Verträgen oder Laufzeiten über 4 Jahre:

• Du setzt mindestens den 48-Monatszeitraum an.
• Maßstab ist der monatliche Wert × 48.

Beispiel: SaaS-Vertrag ohne feste Laufzeit, monatlich 5.000 Euro.

• Geschätzter Auftragswert: 5.000 × 48 = 240.000 Euro, damit oberschwellig.

Rahmenvereinbarungen

Bei Rahmenvereinbarungen schätzt du das Gesamtvolumen, das voraussichtlich über die gesamte Laufzeit abgerufen wird. Auch hier gilt: Optionen und Verlängerungen einbeziehen.

Praxisproblem: Viele Rahmenverträge werden „vorsichtshalber“ sehr hoch dimensioniert. Vergaberechtlich relevant ist aber die realistische Prognose, nicht das maximale Wunschvolumen.

Losbildung: Aufteilen erlaubt, aber rechtlich sauber

Losbildung ist ausdrücklich gewollt, um mittelständische Unternehmen zu beteiligen. Gleichzeitig verbietet § 3 Abs. 2 VgV die Aufteilung eines Auftrags, um Schwellenwerte zu umgehen.

Wann bilden mehrere Lose einen einzigen Auftrag?

Du musst mehrere Lose als einen Auftrag behandeln, wenn:

• sie einen funktionalen Zusammenhang haben,
• sie zeitlich und sachlich geplant zusammengehören und
• sie wirtschaftlich eine einheitliche Maßnahme bilden.

Beispiele:

• Einführung eines Fachverfahrens mit Los 1 „Softwarelizenzen“, Los 2 „Einführung/Customizing“, Los 3 „Schulung“.
• Erneuerung der Schul-IT mit Losen nach Gerätetypen (Notebooks, Tablets, Präsentationstechnik).

In diesen Fällen ist für die Schwellenwertfrage der Gesamtwert aller Lose entscheidend. Wenn die Summe der Lose den Schwellenwert erreicht, gilt VgV für alle Lose. Auch dann, wenn einzelne Lose für sich betrachtet unter dem Schwellenwert liegen.

Ausnahmen: Kleinlose

§ 3 Abs. 9 VgV erlaubt eine begrenzte Ausnahme: Bestimmte Lose mit geringem Wert können weiterhin nach Unterschwellenrecht vergeben werden, auch wenn das Gesamtvorhaben oberschwellig ist. Die Details sind relativ komplex und hängen von Art und Anteil der Lose ab.

Für die Praxis wichtig:

• Du musst zuerst den Gesamtwert aller Lose schätzen.
• Erst danach prüfst du, ob einzelne Lose als Kleinlose nach UVgO vergeben werden dürfen.
• Das ist sorgfältig zu dokumentieren, sonst wirkt es schnell wie Schwellenwertumgehung.

Ober- vs. unterschwellig: welche Regeln dann gelten

Sobald der geschätzte Auftragswert den Schwellenwert erreicht oder übersteigt, ist der Auftrag oberschwellig. Die Folgen:

• Anwendung von GWB-Vergaberecht und VgV (bzw. SektVO, KonzVgV).
• EU-weite Bekanntmachung im Amtsblatt der EU (TED).
• Strengere Verfahrensanforderungen, z. B. hinsichtlich Fristen, Bekanntmachungsinhalten, Eignungs- und Zuschlagskriterien, Dokumentationspflichten.
• Nachprüfbarkeit durch die Vergabekammern nach Teil 4 GWB.

Unterschwellig gelten:

• UVgO oder VOB/A Abschnitt 1, je nach Bundes- oder Landesrecht und Art des Auftrags.
• Bekanntmachungspflichten typischerweise „nur“ national.
• Kein förmliches Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer, aber zivilrechtliche Ansprüche und interne Rechtsbehelfe bleiben möglich.

Wichtig: Die Art des Auftrags (Bau, Lieferleistung, Dienstleistung, freiberufliche Leistung) bleibt natürlich auch unterschwellig entscheidend, weil unterschiedliche Regelwerke greifen.

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Häufige Schätzfehler in der Praxis

Viele Vergabeverstöße entstehen nicht, weil jemand bewusst trickst, sondern durch unsaubere Schätzungen. Einige typische Fehler, die wir in der Praxis immer wieder sehen:

1. Haushaltsansatz mit Auftragswert gleichsetzen

Der Klassiker: „Im Haushalt stehen 180.000 Euro, also sind wir unterschwellig.“ Das ist falsch. Der Haushaltsansatz ist nur ein Indikator. Wenn du realistisch weißt, dass die Leistung über mehrere Jahre erbracht wird und die Summe aller Zahlungen den Schwellenwert erreicht, ist der Auftrag oberschwellig.

2. Optionen und Verlängerungen „vergessen“

Gerade bei IT-Verträgen werden Verlängerungsoptionen gern übersehen oder als „separat zu betrachten“ angesehen. Vergaberechtlich sind sie Teil der ursprünglichen Beschaffungsentscheidung und gehören daher in die Schätzung.

Fehlerbild: 2 Jahre Grundlaufzeit, 2 Verlängerungsoptionen zu je 1 Jahr, geschätzt werden aber nur die ersten 2 Jahre. Ergebnis: künstlich unterschwellige Schätzung.

3. Rahmenvereinbarungen nur nach Mindestabnahme schätzen

Ein weiterer Fehler ist, sich auf „garantierte Mindestmengen“ zu stützen und die realistische Abrufmenge nicht zu berücksichtigen. Maßgeblich ist, was voraussichtlich insgesamt abgerufen wird, nicht nur das Minimum.

4. Künstliche Aufspaltung in mehrere Projekte

Beispiel aus der IT:

• Projekt A: Fachverfahren
• Projekt B: Schnittstellen
• Projekt C: Migrationsleistungen

Wenn diese Projekte funktional zusammenhängen und gemeinsam geplant werden, ist eine getrennte Schätzung kritisch. Die Vergabekammern schauen auf den wirtschaftlichen und funktionalen Zusammenhang, nicht auf deine interne Projektstruktur.

5. Falscher Umgang mit Losen

Typische Fehlkonstellationen:

• Lose werden getrennt geschätzt, ohne den Gesamtwert zu betrachten.
• Kleinlose-Ausnahmen werden genutzt, ohne die Grenzen des § 3 VgV einzuhalten.
• „Technische“ Trennung in Lose, um den Gesamtwert unter dem Schwellenwert zu halten.

Im Nachprüfungsverfahren wird dann schnell unterstellt, dass die Losbildung zur Schwellenwertumgehung genutzt wurde.

6. Keine oder unzureichende Dokumentation der Schätzung

Selbst eine solide Schätzung hilft dir wenig, wenn sie nicht dokumentiert ist. Gerade bei Rügen und Vergabekammerverfahren ist die Vergabeakte entscheidend. Das gilt auch unterschwellig.

Praxis-Checkliste: Auftragswert korrekt ermitteln

Zum Abschluss eine kompakte Checkliste, die du für jede größere Beschaffung durchgehen kannst:

1. Beschaffungsvorhaben definieren

• Was gehört sachlich und funktional zusammen?
• Gibt es mehrere Teilprojekte, die wirtschaftlich eine Einheit bilden?

2. Leistungsumfang bestimmen

• Grundleistung, Optionen, Verlängerungen, Wartung, Schulung, Migration erfassen.
• Entschieden: Was soll Gegenstand dieses Vergabeverfahrens sein?

3. Laufzeit festlegen

• Feste Laufzeit oder unbefristet?
• Welche Verlängerungsoptionen sind vorgesehen?

4. Marktorientierte Preisbasis beschaffen

• Frühere Vergaben, Preisinformationen, Rahmenverträge, unverbindliche Angebote.
• Plausibilitätscheck: Passen die Ansätze zur Marktsituation?

5. Auftragswert schätzen

• Netto-Beträge, über die gesamte Laufzeit inklusive Optionen.
• Bei unbefristeten Verträgen mindestens 48 Monate ansetzen.

6. Losbildung prüfen

• Welche Lose sind sinnvoll, um Wettbewerb und Mittelstandsbeteiligung zu ermöglichen?
• Gesamtwert aller Lose berechnen.
• Eventuelle Kleinlose sorgfältig prüfen und dokumentieren.

7. Schwellenwertvergleich

• Aktuelle EU-Schwellenwerte prüfen.
• Entscheiden: oberschwellig (GWB/VgV) oder unterschwellig (UVgO/VOB/A Abschnitt 1).

8. Dokumentation

• Berechnungsweg, Annahmen, Quellen und Erwägungen zur Losbildung in der Vergabeakte festhalten.
• Ggf. interne Freigaben oder juristische Prüfung dokumentieren.

Wenn du diese Schritte konsequent durchgehst, reduzierst du das Risiko erheblich, ein falsches Vergaberegime anzuwenden. Die Auftragswertschätzung ist kein Selbstzweck. Sie ist die Stellschraube, die bestimmt, welches Vergaberecht gilt und wie stabil dein Verfahren rechtlich steht.