Das Vergabeverfahren Schritt für Schritt

Du sitzt vor einer geplanten Ausschreibung und merkst: Eigentlich ist noch gar nicht klar, was genau beschafft werden soll, welche Kriterien gelten sollen und wie die Wertung laufen wird. Genau hier entstehen die meisten Rügen und Nachprüfungsverfahren. Ein Vergabeverfahren ist kein Formularakt, sondern ein klar strukturierter Prozess von der Bedarfsermittlung bis zum Zuschlag. Wenn du die Phasen kennst und typische Fehler vermeidest, läuft vieles entspannter.

Überblick: Phasen des Vergabeverfahrens

Ein typisches Vergabeverfahren nach GWB/VgV oder UVgO lässt sich grob in diese Schritte aufteilen:

1. Bedarfsermittlung und Vergabestrategie
2. Markt- und Verfahrenswahl
3. Bekanntmachung und Vergabeunterlagen
4. Leistungsbeschreibung
5. Eignungsanforderungen
6. Zuschlagskriterien und Bewertungsmethode
7. Kommunikation, Bieterfragen und Änderungen
8. Angebotswertung
9. Zuschlagsentscheidung und Dokumentation

Die Phasen hängen eng zusammen. Fehler am Anfang lassen sich später fast nie „heilen“. Entsprechend wichtig ist die saubere Vorbereitung.

Passende Seminare und Termine findest du bei uns auf cmt.de.

1. Bedarfsermittlung und Vergabestrategie

Am Anfang steht die Frage: Was brauchst du wirklich und warum?

Typische Schritte:

• Fachlicher Bedarf klären: Welche Aufgabe soll gelöst werden, welches Problem besteht?
• Mindestanforderungen definieren: Was ist unverzichtbar, was nur „nice to have“?
• Lebenszyklus betrachten: Laufzeiten, Folgekosten, Wartung, Schulungen, mögliche Erweiterungen.
• Vergabe- und haushaltsrechtliche Rahmenbedingungen prüfen: Schwellenwerte, Haushaltsmittel, Zuständigkeiten.

Gerade in der IT-Beschaffung ist es gefährlich, nur „Hardware X“ oder „Software Y“ nachzubestellen, ohne zu prüfen, ob die Anforderungen sich geändert haben oder Alternativen auf dem Markt existieren.

Typische Stolperstellen:

• Bedarf durch einzelne Fachbereiche „diktiert“, ohne Gesamtbetrachtung
• Vermischung von Muss- und Kann-Anforderungen
• Festlegung auf konkrete Produkte ohne tragfähige Begründung (Stichwort Produktneutralität)
• Keine Einbindung von IT, Datenschutz, Informationssicherheit oder Justiziariat

2. Marktanalyse und Wahl des Vergabeverfahrens

Bevor du das Verfahren festlegst, solltest du den Markt kennen. Gerade bei innovativen oder komplexen IT-Leistungen lohnt sich eine systematische Markterkundung nach § 28 VgV.

Mögliche Instrumente:

• informelle Marktgespräche mit mehreren Anbietern
• schriftliche Markterkundung
• Auswertung früherer Vergaben und bestehender Verträge
• Blick in Vergabeportale und Veröffentlichungen anderer Auftraggeber

Auf Basis dieser Erkenntnisse wählst du das Verfahren: Offenes oder nichtoffenes Verfahren, Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog oder, unterhalb der EU-Schwellenwerte, die passende Form nach UVgO oder VOB/A.

Typische Stolperstellen:

• Verfahrensart nur nach „Bauchgefühl“ oder Zeitdruck gewählt
• Verhandlungsverfahren genutzt, ohne dass die Voraussetzungen wirklich vorliegen
• Markterkundung so gestaltet, dass einzelne Anbieter bevorzugt werden
• Ergebnisse der Markterkundung nicht dokumentiert

Wichtig ist, dass du die Wahl des Verfahrens in der Vergabeakte nachvollziehbar begründest. Das ist regelmäßig ein Prüfpunkt in Nachprüfungsverfahren.

3. Bekanntmachung und Vergabeunterlagen

Die Bekanntmachung ist die Visitenkarte des Vergabeverfahrens. Sie muss klar, vollständig und konsistent mit den Vergabeunterlagen sein.

Kernpunkte der Bekanntmachung:

• Gegenstand des Auftrags
• Verfahrensart, Fristen, elektronische Plattform
• Eignungsanforderungen und Nachweise
• Zuschlagskriterien und deren Gewichtung
• Hinweise auf Bieterfragen und Kommunikation

Parallel erstellst du die Vergabeunterlagen:

• Bewerbungsbedingungen und Formblätter
• Vertragsentwurf (z. B. EVB-IT)
• Leistungsbeschreibung
• Kriterienkatalog für Eignung und Zuschlag
• Wertungsmatrix

Typische Stolperstellen:

• Widersprüche zwischen Bekanntmachung und Unterlagen (z. B. unterschiedliche Fristen oder Kriterien)
• Wichtige Informationen nur in Anlagen „versteckt“
• Unklare Vorgaben zur Form der Angebote, fehlende Angaben zu elektronischen Signaturen oder zur Plattform
• Nachträgliche „Klarstellungen“, die inhaltlich Änderungen sind

Alles, was für Bieter relevant ist, gehört möglichst früh und klar in die Unterlagen. Nachträgliche Korrekturen sind vergaberechtlich heikel.

4. Leistungsbeschreibung

Die Leistungsbeschreibung ist das Herzstück jeder Ausschreibung. Sie entscheidet darüber, ob du vergleichbare Angebote erhältst und ob der spätere Vertrag funktioniert.

Grundsätze:

• Eindeutig und erschöpfend (§ 121 GWB, § 31 VgV)
• Produktneutral, soweit möglich
• Funktions- oder leistungsorientiert, wo sinnvoll
• Keine unnötigen Markteintrittsbarrieren

Bei IT-Leistungen ist eine funktionsorientierte Beschreibung oft sinnvoll: Statt „Software X in Version Y“ beschreibst du, welche Funktionen, Schnittstellen, Sicherheits- und Datenschutzanforderungen erfüllt sein müssen.

Typische Stolperstellen:

• „Copy & Paste“ aus alten Ausschreibungen oder Herstellerunterlagen
• Verdeckte Produktvorgaben (z. B. proprietäre Schnittstellen) ohne zulässige Begründung
• Widersprüche zwischen Leistungsbeschreibung und Vertragsentwurf
• Fehlende Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit, Verfügbarkeit und Support
• Unklare Abgrenzung von Leistungen des Auftraggebers und des Auftragnehmers

Hilfreich ist eine Tabelle zur Rollen- und Verantwortlichkeitsverteilung, vor allem bei IT-Projekten.

Bereich	Auftraggeber verantwortlich	Auftragnehmer verantwortlich
Fachliche Anforderungen	Ja	Beratung möglich
Technische Umsetzung	Vorgaben	Ja
Betrieb / Hosting	Optional	Optional
Datenschutzkonzept	Vorgaben, Kontrolle	Umsetzung

Die konkrete Ausgestaltung hängt natürlich vom Projekt ab, aber eine solche Struktur verhindert Missverständnisse.

5. Eignungsanforderungen

Eignungsanforderungen prüfen, ob ein Unternehmen den Auftrag überhaupt durchführen kann. Sie dürfen nicht mit Zuschlagskriterien vermischt werden.

Typische Eignungsanforderungen:

• Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit
• Referenzen vergleichbarer Projekte
• Wirtschaftliche Kennzahlen
• Qualifikation des eingesetzten Personals
• Zertifikate, z. B. Informationssicherheit

Wichtig ist die Trennung:

• Eignung: „Darf der Bieter überhaupt mitspielen?“
• Zuschlag: „Wer bietet die wirtschaftlichste Leistung?“

Typische Stolperstellen:

• Überzogene Anforderungen (z. B. Referenzen in unrealistisch großer Zahl oder aus einem zu engen Bereich)
• Vermischung mit Zuschlagskriterien („Anzahl der Referenzen wird gewertet“)
• Unklare Formulierungen zu den geforderten Nachweisen
• Nachforderung von Unterlagen außerhalb der gesetzlichen Möglichkeiten

Eignungsanforderungen müssen in der Bekanntmachung und den Unterlagen klar genannt werden, inklusive der Nachweise und Fristen.

6. Zuschlagskriterien und Bewertungsmethode

Zuschlagskriterien entscheiden, welches Angebot den Zuschlag erhält. Sie müssen mit dem Auftragsgegenstand zusammenhängen und vorab bekannt gemacht werden.

Typische Kriterien:

• Preis oder Kosten (z. B. Lebenszykluskosten)
• Qualität und Konzept
• Service, Support, Reaktionszeiten
• Projektorganisation, Methodik
• Nachhaltigkeitsaspekte, soweit sachlich gerechtfertigt

Wichtig ist, dass du nicht nur die Kriterien und ihre Gewichtung nennst, sondern auch die Bewertungsmethode intern festlegst: Punktesystem, Umrechnung von Preisen in Punkte, Mindestpunktzahlen.

Typische Stolperstellen:

• Unklare Formulierungen wie „Qualität des Angebots“ ohne Unterkriterien
• Bewertungsmethoden, die erst nach Angebotsöffnung „spontan“ entwickelt werden
• Doppelte Wertung derselben Aspekte bei Eignung und Zuschlag
• Kriterien, die gar nicht oder anders als angekündigt gewertet werden

Eine einfache, aber klare Bewertungsmatrix hilft:

Kriterium	Gewichtung	Bewertungsmaßstab
Preis	40 %	Niedrigster Preis 10 Punkte, andere linear
Qualität Konzept	40 %	0 10 Punkte nach definierten Unterkriterien
Service / Support	20 %	0 10 Punkte, z. B. nach Reaktionszeiten, Erreichbarkeit

Die interne Bewertungsanleitung solltest du vor Angebotsöffnung festlegen und in der Vergabeakte dokumentieren.

7. Kommunikation, Bieterfragen und Änderungen

Während der Angebotsfrist kommen in der Regel Bieterfragen. Sie sind kein Ärgernis, sondern ein wichtiges Instrument, Fehler zu erkennen und Missverständnisse zu klären.

Grundsätze:

• Alle Bieter gleich behandeln
• Antworten vollständig und nachvollziehbar dokumentieren
• Antworten rechtzeitig und über die Plattform an alle veröffentlichen
• Bei relevanten Änderungen Fristen prüfen und ggf. verlängern

Typische Stolperstellen:

• Individuelle Antworten nur an einen Bieter
• „Klarstellungen“, die faktisch eine Leistungsänderung darstellen, ohne formelle Anpassung der Unterlagen
• Zu späte Beantwortung von Fragen
• Nicht dokumentierte Telefonate oder informelle Absprachen

Wenn eine Frage zeigt, dass Unterlagen widersprüchlich oder unklar sind, ist eine formelle Änderung meist besser als eine knappe Antwort.

8. Angebotswertung

Die Wertung folgt einem klaren Schema. Grob:

1. Formale Prüfung: Fristwahrung, Vollständigkeit, Formvorgaben
2. Prüfung der Eignung
3. Prüfung der Angemessenheit der Preise, ggf. Aufklärung
4. Wertung nach Zuschlagskriterien

Die Bewertungsmatrix aus der Vorbereitungsphase kommt jetzt zum Einsatz. Wichtig ist, dass die Bewertung durch das Gremium konsistent erfolgt und begründet wird.

Typische Stolperstellen:

• Vermischung von Eignung und Zuschlagskriterien in der Wertung
• Nachträgliche Änderung der Bewertungsmaßstäbe, weil „das Ergebnis nicht passt“
• Fehlende oder knappe Dokumentation der Wertung
• Unzulässige Nachverhandlungen im offenen Verfahren

Gerade bei qualitativen Kriterien solltest du kurze, aber klare Begründungen für die vergebenen Punkte festhalten. Das hilft bei Rügen und interner Nachvollziehbarkeit.

9. Zuschlagsentscheidung und Dokumentation

Am Ende steht die Zuschlagsentscheidung. Sie muss auf der dokumentierten Wertung basieren und transparent begründet werden.

Elemente der Entscheidung:

• Zusammenfassung des Verfahrensablaufs
• Darstellung der Wertungsergebnisse
• Begründung, warum das ausgewählte Angebot das wirtschaftlichste ist
• Hinweis auf Fristen (z. B. Stillhaltefristen im Oberschwellenbereich)

Die Dokumentation ist nicht nur lästige Pflicht, sie ist deine Verteidigungslinie im Rügeverfahren und bei Prüfungen durch Rechnungshöfe oder Aufsichtsbehörden.

Typische Stolperstellen:

• Nur knappe Vermerke ohne konkrete Begründung
• Fehlende Dokumentation von Abweichungen oder Besonderheiten
• Versendung von Vorabinformationen mit falschen Fristen oder unklaren Begründungen
• Verfrühte Zuschlagserteilung vor Ablauf der Stillhaltefrist

Eine saubere Verfahrensdokumentation deckt jede Phase ab, von der Bedarfsermittlung bis zur Zuschlagserteilung.

Fazit: Struktur hilft, Fehler zu vermeiden

Ein Vergabeverfahren ist kein Selbstzweck. Ziel ist eine rechtssichere, wirtschaftliche und fachlich passende Beschaffung. Wenn du

• den Bedarf sauber klärst,
• Markt und Verfahren bewusst auswählst,
• Leistungsbeschreibung, Eignung und Zuschlag klar trennst,
• Bewertungsmethoden vorab festlegst und
• alles nachvollziehbar dokumentierst,

reduzierst du Rügen und Nachprüfungen deutlich. Im Alltag bedeutet das weniger Stress, weniger Zeitdruck und bessere Ergebnisse für deine Organisation.